Het fusieziekenhuis MCH – Antoniushove en Westeinde – en Bronovo is volop bezig met de inrichting van één centrale meldkamer voor 3 ziekenhuizen. Waarom deze keuze, hoe pakken zij dit op en wat zijn de voordelen? Security manager Kevin van Wiggen geeft antwoorden op deze vragen.
Leestijd: +/- 3,5 minuten
Op 1 januari 2015 zijn het MCH en Bronovo-Nebo juridisch gefuseerd. De stichting staat geregistreerd onder de naam Stichting Medisch Centrum Haaglanden en Bronovo-Nebo. MCH en Bronovo is als topklinisch ziekenhuis te vinden op drie locaties: MCH Westeinde, MCH Antoniushove en Bronovo. Samen met het Gezondheidscentrum Wassenaar en het Huis Nebo vormen zij een nieuwe eenheid. De fusie werd aangegrepen om ook de beveiliging en veiligheid van de drie locaties anders en dus nog beter te organiseren.
>> Lees ook Gebruiksaanwijzing ziekenhuisbeveiliger ontbreekt
>> Lees ook Calamiteit VUmc: de lessen
Safety en security in de zorg
“De ziekenhuisbranche neemt een bijzondere positie in als we kijken naar safety en security”, zegt Kevin van Wiggen, security manager van de drie locaties. “Dit heeft alles te maken met de diversiteit aan werkzaamheden en de problematiek, die we tegenkomen. We zijn een open instelling waar bezoek zelden zonder emotie binnen komt, maar we werken bijvoorbeeld ook met gevaarlijke stoffen, zoals radioactieve stoffen. Goede beveiliging is uitermate belangrijk. Veel van de beveiligingsmaatregelen van het ziekenhuis zijn gebaseerd op identificatie; wie komt binnen en mag in een bepaalde ruimte komen? Vindt er een ontruiming plaats, dan moeten we ook rekening houden met de verminderde zelfredzaamheid van patiënten. We nemen maatregelen als vroegtijdige detectie, maar passen ook het bedrijfshulpverleningsplan aan. Bij een ontruiming kunnen we niet zomaar een patiënt van de IC naar buiten ‘rollen’. De drie locaties kennen ook totaal verschillende populaties qua patiënten en gasten. Elke populatie reageert anders op emoties van vreugde en verdriet, wat speelt in ziekenhuizen. Ook daar passen we onze securityplannen op aan. Westeinde ligt in het centrum, in de Schilderswijk. Bronovo staat bekend als een koninklijk ziekenhuis met veel internationale bezoekers. Antoniushove ligt in Leidschendam, dat een meer oudere en autochtone populatie kent.”
We werken met emotie en radioactieve stoffen
Centrale meldkamer voor 3 ziekenhuizen
Duidelijkheid voor de bezoeker, patiënt en medewerker, dát is voor het ziekenhuis het uitgangspunt om de security en safety strategie na de fusie aan te passen. Van Wiggen: “We willen iedereen op dezelfde wijze benaderen. Dan heb je het al snel over een beveiligingsorganisatie, waarbij iedereen met dezelfde werkwijze te maken heeft. Het Antoniushove en Westeinde waren al gefuseerd. Destijds kozen we voor een centrale meldkamer in Westeinde. Antoniushove kon dus al vanuit Westeinde voorzien worden van alle noodmaatregelen. Intercoms en centrale camerabeelden worden vanuit het Westeinde bekeken. Het was een logische keuze om na de fusie ook Bronovo ‘op te nemen’ in de centrale meldkamer; een beveiliger heeft de regie over de drie locaties, iedere locatie heeft een surveillant, die hands on problemen aanpakt met behulp van genoemde centralist. Hij bekijkt op verzoek bijvoorbeeld de camerabeelden in Antoniushove of regelt de deurbesturingen.”
Uitdagingen
Wat kom je als ziekenhuis zoal tegen bij de inrichting van een centrale meldkamer? Van Wiggen: “Het is en blijft een uitdaging. Elke locatie kent zijn oorsprong met daarbij het eigen gebouwbeheersysteem, eigen machinekamers et cetera. Ook al lijken de systemen van de diverse locaties op elkaar, het koppelen van de systemen is een uitdaging. Een uitdaging die ligt in het oplossend vermogen van onze beveiligingsmensen. Dat zij de tijdelijke problemen opvangen, die ontstaan door onder andere het koppelen van systemen. Daarom hebben we een projectgroep met daarin de end users, waarin de problemen en wensen besproken worden. Stel, het camerasysteem van Bronovo gaat een paar uur ‘uit de lucht’ omdat het overgezet wordt op het centrale systeem. De vraag is dan: hoe lossen we dit tijdelijk op? Of wat te doen als het toegangscontrolesysteem overgezet wordt? Hoe kunnen de bevoegden dan toch toegang geven tot bijvoorbeeld de medicijnkamers? Natuurlijk, de leveranciers zelf moeten de koppelproblemen oplossen. Daarom dat we ook een projectgroep kennen waarin zij vertegenwoordigd zijn.”
Twee fases
Een centrale meldkamer is het ideale plaatje voor de drie locaties in de regio Haaglanden. Wat is de status? Van Wiggen: “We hebben gekozen voor twee fases. Eerst zorgen wij ervoor dat we Antoniushove en Westeinde – die dus al een centrale meldkamer kennen – vernieuwen met state of the art systemen. Onze eis? Het moet modulair zijn. Zijn Antoniushove en Westeinde ‘klaar’, dan is elke toevoeging vrij gemakkelijk aan te sluiten op het nieuwe systeem. Eind 2014 zijn we begonnen met het project. Nu zitten we in de afrondende fase van het vernieuwen van de meldkamer. Is dit project afgerond, dan zijn we over de helft. Fase twee, aansluiting van Bronovo op de nieuwe meldkamer, verwachten we over een jaar tot anderhalf jaar gerealiseerd te hebben.”
“In fase 2 is communicatie primair”, vervolgt Van Wiggen. “Daar zijn we al mee gestart. Het is belangrijk dat de centralist kan communiceren met de surveillanten op de locaties. We zijn een fusieorganisatie. Ook andere disciplines, eigenlijk het hele ziekenhuis, hebben te maken met veranderingen. Dat zorgt ervoor dat we veranderingen geleidelijk moeten doorvoeren. Het heeft tijd nodig, voor iedereen.”
Voordelen
Het is even doorzetten, maar over niet al te lange tijd hebben Antoniushove, Westeinde en Bronovo één moderne, centrale meldkamer. Groot voordeel van de nieuwe werkwijze is, Van Wiggen noemde het al eerder, dat het ziekenhuis duidelijkheid geeft aan de bezoekers, patiënten en medewerkers. “Een doktersassistent, die op alle drie de locaties werkt, heeft te maken met dezelfde werkwijze en regels op het gebied van safety en security. Het nieuwe systeem zorgt voor efficiency. Ik noemde de surveillant ter plaatse al. Te allen tijde kan hij acteren op calamiteiten. De regie is extern. Mocht het zo zijn er een grote calamiteit is op een van de locaties, dan zijn we in staat de regie te houden in die centrale meldkamer. Wat gebeurt er? Welke maatregelen kunnen we nemen? Ook zorgt het centraal neerleggen van informatie ervoor dat we centraal kunnen checken. Denk aan identificatie. Hoe groter een organisatie, hoe lastiger het normaliter is te overzien wie waarvoor bevoegd is. Met een centrale meldkamer ondervangen we dit probleem.”
Eén werkwijze geeft duidelijkheid aan bezoekers, patiënten en medewerkers
De centrale meldkamer bevindt zich op locatie Westeinde, gelegen achter de inschrijfbalie in het pand. Maar stel, juist op die locatie vindt een grote calamiteit plaats; de locatie moet ontruimd worden. Wat dan? Van Wiggen: “Daar hebben we rekening mee gehouden. Is ontruiming van Westeinde noodzakelijk, dan is het systeem dusdanig ingericht dat we kunnen overschakelen op een kleinere, secundaire meldkamer op Antoniushoeve, waar de surveillant van die locatie de situatie kan overnemen.”
Uniek
We vragen ons af in hoeverre het hebben van een centrale meldkamer voor diverse locaties een unicum is in Nederland. “Meerdere ziekenhuizen hebben een centrale meldkamer”, aldus Van Wiggen. “Echter, de gebouwen bevinden zich vaak dicht bij elkaar. Fysiek is het mogelijk van het ene naar het andere gebouw te rennen, indien nodig bij een calamiteit. Onze locaties liggen daarentegen meerdere kilometers van elkaar verwijderd. Wat dat betreft is onze situatie redelijk uniek.”
Dit artikel verscheen in Security Management 03/ 2016
>> Lees iedere week een achtergrondartikel en column in de nieuwsbrief, vraag een proefnummer aan of neem een abonnement