Wie moet beslissen over de aanschaf van een toegangscontrolesysteem, gaat vaak niet over één nacht ijs. De gemiddelde levensduur van zo’n systeem is immers een jaar of tien. Daarom is het belangrijk om alle mogelijkheden goed op een rij te zetten. Welke stappen moeten worden genomen om een systeem te selecteren dat past binnen een organisatie, nu én in de toekomst?
1. Ontwerp een langetermijnvisie
Omdat een toegangscontrolesysteem ongeveer tien jaar meegaat, is het raadzaam om een integrale langetermijnvisie op dit onderwerp te ontwerpen. Zo zorgt u ervoor dat uw investering optimaal rendeert en uw beveiligingsgraad blijft voldoen aan de eisen van uw organisatie. Hou in de visie rekening met onder meer de manier van werken binnen de organisatie en de technologische vooruitgang die invloed heeft op de organisatie.
Om een langetermijnvisie te ontwerpen is het raadzaam om samenwerking te zoeken met verschillende stakeholders binnen de organisatie. Zo kunt u hun ideeën bij een beveiligingsbeleid en hun eisen en wensen inventariseren. Denk daarbij, behalve aan de directie, ook aan bijvoorbeeld gebouwbeheer, security IT en HR.
2. Doe een risico-analyse
Bepaal de te beveiligen doelen. Dat kunnen mensen, maar ook waardevol materieel en productiemiddelen of gevoelige informatie zijn. Bepaal tevens welke processen (bijvoorbeeld productie of logistiek) binnen uw bedrijf kritiek zijn en dus omzetderving of schade veroorzaken als die stil komen te liggen.
Vraag u af welke gebeurtenissen u wilt voorkomen op welke plek. Voorbeelden zijn brand, inbraak, overstroming, oververhitting of oneigenlijke toegang. Bepaal ook wat er moet gebeuren om de schade tot een minimum te beperken als er toch zo’n gebeurtenis plaatsvindt.
3. Kijk niet alleen naar risico’s, maar ook naar kansen
Een toegangscontrolesysteem moet risico’s voor de bedrijfscontinuïteit inperken maar biedt ook mogelijkheden om bijvoorbeeld ruimtes efficiënter te gebruiken en om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Bovendien kan het gastvrije gezicht van de organisatie worden verbeterd alsook het gemak voor medewerkers.
4. Maak een plan van eisen
Verenig alle verkregen wensen en eisen uit stap 1, 2 en 3. Verwerk het in een plan van eisen ten aanzien van uw nieuwe toegangscontrolesysteem. Maak het plan van eisen zo concreet mogelijk. Als u uw plan van eisen zo meetbaar mogelijk maakt, kunt u later evalueren of het systeem aan uw eisen voldoet.
5. Zoek een geschikte leverancier
Als het plan van eisen klaar is, is het tijd om ermee ‘de markt’ op te gaan. U kunt dan uw bedrijfsstrategie delen met fabrikanten, installateurs en integrators. Behalve de implementatie en het onderhoud is het verder nog van belang om te bedenken hoe de leverancier de gekozen oplossing de komende jaren up-to-date kan houden en kan verbeteren.
> Lees ook de whitepaper Case study toegangscontrole: hoe revalidatiecentrum De Hoogstraat iedereen ‘vangt’ in één systeem
