AREA071 verleent toegang via de cloud

In Leiderdorp is AREA071 gevestigd, een community en werkomgeving voor (startende) ondernemers. Voor een optimaal en flexibel toegangscontrolebeheer maakt AREA071 gebruik van Keys as a Service. We spreken met Bart Hoenen, directeur en mede-bedenker van het AREA071-concept en Ben van de Kommer, installateur van het systeem.

Betty Rombout

AREA071 is een huisvesting- en ontwikkelplatform voor (startende) ondernemers en freelancers in de regio Leiden (071). In de zeven jaar dat het platform bestaat, is het uitgegroeid van 1.500 m² naar ruim 7.000 m². Dagelijks hebben circa 140 ondernemers – met 300 mensen op vaste basis – er hun werkplek of kantoor. Deze is volledig uitgerust met een bureau, stoel, rolblok, kast, stekkerblok met USB-poort, WiFi (glasvezel) en alle zaken die nodig zijn om te ondernemen. Zo biedt het platform kantoorbenodigdheden, gebruik van de vergaderruimtes, catering, gebruik van leenauto’s, printen/kopiëren/scannen, advies en ondersteuning.

Bart Hoenen

Sleutel niet meer afdoende

Bij de start in 2012 had AREA071 vooral te maken met freelancers en werd er gebruikgemaakt van een traditioneel toegangscontrolesysteem: de sleutel. Hoenen: “We hadden toen één grote, open ruimte. Alle mensen die er werkten, gingen met dezelfde sleutel naar hun kantoorruimte. Daarnaast hadden we nog een sleutel voor de centrale toegang. Dit systeem voldeed. Maar naarmate we verder groeiden, waren we aan een ander toegangscontrolesysteem toe. Dat werd vooral ingegeven door de beheersbaarheid en de veiligheid.”

Niet bij elke verlies een duur cilinderslot vervangen

Tegenwoordig maken vooral startups gebruik van het platform. Hoenen: “Dit betekent groei, flexibiliteit en toename van personeel. Toegang met een gewone sleutel was daardoor niet meer te doen. Bij verlies van een sleutel stonden we bovendien voor een probleem. Niet alleen omdat het de veiligheid van de huurders en hun onderneming in het geding brengt, je wilt ook niet elke keer een duur cilinderslot vervangen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een andere oplossing voor ons toegangscontrolebeheer.”

Eisen

Om deze zoektocht te vereenvoudigen, werden de eisen waaraan het nieuwe systeem moest voldoen geformuleerd. Hoenen: “We wilden een flexibel en schaalbaar systeem, waarin gebruikers eenvoudig kunnen worden ingevoerd of verwijderd. Ook moesten gebruikers snel digitaal kunnen worden gewisseld in de sleutel. En uiteraard waren belangrijke eisen dat de deuren veilig dicht zouden zitten en dat het systeem altijd zou werken, zowel online als offline.”

Deuren openen vanuit de cloud

Via ijzerwarenvakhandel Kruyt BV, een van de leveranciers van AREA071, kwam Hoenen in contact met Keys as a Service van Salto Systems. Het systeem is een sluitoplossing die niet alleen eenvoudig kan worden beheerd vanuit de cloud, ook registreert het wie wanneer en waar naar binnen gaat. Bovendien biedt het de mogelijkheid om ruimtes voor bepaalde dagen of uren te verhuren zonder dat iemand ter plaatse hoeft te zijn om deuren te openen of te sluiten.

Tablet, smartphone of laptop met internetverbinding is voldoende

Ben van de Kommer, verkoopleider bij Kruyt: “Met dit systeem heb je altijd, overal en vooral gemakkelijk toegang tot je gebouw via een druppel (tag) of je mobiel. Autorisaties kunnen eenvoudig vooraf ‘on the go’ worden verleend. Online en vanaf iedere locatie, zonder dat hiervoor installatie van dure software nodig is. Een tablet, smartphone of laptop met internettoegang is voldoende. Alle kantoorruimtes en algemene deuren zijn voorzien van draadloze beslagen. De software draait in een beveiligde cloud omgeving, waarna een online koppeling met de beslagen wordt gemaakt. AREA071 verleent zelf de autorisaties. Alle huurders hebben een tag, waarmee ze hun kantoorruimte en de algemene deuren kunnen bedienen.

Ben van de Kommer

Tags met één druk op de knop te blokkeren

Is er sprake van diefstal of verlies van een tag, dan is het niet nodig om sloten te vervangen. De tags worden real-time, met één druk op de knop direct geblokkeerd. Op persoon of nummer is te zien wie welke tag verloren heeft. Bij plaatsing of verwijdering van deuren kan de toegang eenvoudig in de cloud worden toegevoegd of verwijderd; deze wijzigingen zijn direct beschikbaar op de tags.”

Flexibiliteit groot voordeel

Hoenen is uitermate tevreden over het nieuwe toegangscontrolesysteem. Vooral de flexibiliteit ervan is het grote voordeel. Hij geeft hier een voorbeeld van. “We werken veel samen met Universiteit Leiden en hun Center for Innovation and Entrepreneurship PLNT. Zij maken ook gebruik van het sleutelsysteem. Met onze sleutel kan ik rechten krijgen op twee locaties. Dat is mooi.”

Verbeterpuntje

Maar Hoenen heeft ook nog wel een verbeterpuntje. “Alle sloten staan in online verbinding met switches, die om de paar meter zijn opgehangen. Deze zijn vervolgens gekoppeld aan de Salto Cloud. Als er een hapering is in deze verbinding, dan moet er een reset plaatsvinden van de switch. Gebruikers kunnen dan even niet hun kantoor in. We moeten dan handmatig toegang verlenen, via de app of de mastersleutel. Deze laatste werkt gelukkig altijd, ook als bijvoorbeeld het internet uitvalt.” Maar all by all is Hoenen uitermate tevreden over het toegangscontrolesysteem. “Ik ben een blije gebruiker”, sluit hij af.

Betty Rombout is freelance journalist

Volg Security Management op LinkedIn