De slager die zijn eigen vlees keurt
Onlangs voerden wij een onderzoek uit naar een vermoedelijke interne fraude bij een grote kledingfirma. Reden tot het instellen van het onderzoek was dat veelvuldig van deze onderneming afkomstige goederen op de website van Marktplaats werden aangeboden voor bedragen ver onder het voor de winkeliers geldende inkoopbedrag.
Na enkele proefaankopen te hebben gedaan, kon worden vastgesteld dat er een lijn moest liggen tussen de aanbieders en een of meerdere medewerkers van de opdrachtgever. De onderzoekers hadden de betrokken medewerkers al snel in beeld. Teneinde meer informatie over de geldende procedures te vergaren, hebben de onderzoekers vervolgens meerdere medewerkers geïnterviewd.
Ongeschreven regel
Tijdens de interviews bleek ons dat de medewerkers de mogelijkheid hebben om via het kantoor in de bedrijfshal zogenaamde ‘B'-keuzekleding aan te kopen. Vrijwel alle medewerkers bleken van deze mogelijkheid gebruik te maken, veelal voor henzelf. Maar naar nu bleek, werden ook voor vrienden en familieleden dergelijke aankopen gedaan.
De medewerkers betaalden de aankopen contant aan een van de logistieke medewerkers. Iedereen wist dat deze medewerker het potje met deze inkomsten beheerde en dat er af en toe leuke dingen van werden gekocht voor op kantoor of boodschappen van werden gedaan voor de lunch. Iedereen ging ervan uit dat het resterende geldbedrag aan het bedrijf werd afgedragen.
A of B?
De onderzoekers constateerden dat er in de loop van de jaren veel meer goederen als ‘B'-keuze werden verkocht dan mogelijk was. Er werden nu eenmaal niet zoveel kledingstukken afgekeurd. Dat er veel meer werd verkocht dan mogelijk zou moeten zijn, bleek ook nog eens toen tijdens de interviews naar voren kwam dat enkele logistieke medewerkers wekelijks zelf aanzienlijke hoeveelheden kleding meenamen of deze door bekenden lieten afhalen.
De directie wist overigens niets van de mogelijkheid die de medewerkers door deze verkoop werd geboden. Ergens op afdelingsniveau was een manager op de hoogte, maar hij bleek zelf ook ‘om' te zijn en regelmatig kledingstukken mee te nemen.
Uiteindelijk werd duidelijk dat al het voor de verkochte kledingstukken ontvangen geld door de betrokken medewerkers is gehouden. De hoogte van het door hen ontvangen bedrag is een veelvoud geweest van de bedragen die voor aankopen ten behoeve van de zaak of hun collegae zijn gebruikt. Niemand weet waar het restant is gebleven. Zeker is dat dit niet in de bedrijfskas is geboekt.
Leveren op bestelling
Uiteindelijk is gebleken dat de betrokken medewerkers de spil vormden in een grootschalige fraude. Ze leverden op bestelling grote hoeveelheden kleding uit het logistieke centrum aan derden, die de goederen vervolgens aanboden op diverse internetsites, zoals Marktplaats. De door hen geleverde kleding bleek overigens ook geen ‘B'-keuze te zijn geweest. De betrokken medewerkers bleken zelf de keurmeesters te zijn en er was geen enkele controle op de afgekeurde kleding! Door deze fout in het scheiden van verantwoordelijkheden en bevoegdheden is de fraude ontstaan.
Zolang niemand iets zegt …
Het dominante en soms agressieve gedrag van de betrokken medewerkers heeft ertoe geleid dat de leiding een en ander in eerste instantie heeft gedoogd en vervolgens zodanig chantabel was geworden dat ingrijpen niet meer mogelijk was. Alle medewerkers bleken na afloop eigenlijk wel te hebben geweten dat er niets deugde van de door de medewerkers in stand gehouden handel. Maar omdat de leiding niets zei, zijn ze hieraan toch blijven meedoen. Zowel de leiding als de betrokken medewerkers zijn ontslagen en er is een heldere procedure voor het onderscheid tussen A- en B-keuze opgesteld. ‹‹
René Terwey is directeur van VMB
security & solutions te Almere
(http://www.vmbrecherche.nl/)
