Stel een richtlijn op voor alle personeelsleden, waarin je duidelijk bepaalt wat mag en wat niet mag in het gebruik van e-mails. Deze richtlijn kan de volgende elementen bevatten:
- Stel duidelijk waarvoor e-mail verboden is (afhandelen van contracten, verkoopbrieven, lange persoonlijke gesprekken).
- Stel regels op voor het persoonlijk gebruik van e-mail. Het is zinloos persoonlijke e-mails te verbieden, net zoals je persoonlijke telefoontjes niet kan vermijden. Zeg bijvoorbeeld dat de werkprestaties er geen moment onder mogen lijden. Hetzelfde geldt voor het gebruik van het internet.
- Geef uitleg over copyright, zodat duidelijk wordt dat medewerkers niet alles mogen kopiëren van het internet.
- Bepaal een maximumlimiet van het aantal bytes dat een mail mag bevatten, om het systeem niet te overbelasten.
- Verbied bijlagen in bepaalde formaten, zoals real audio of filmfragmenten.
- Verduidelijk de stijl waarin zakelijke e-mails geschreven moeten worden. Bepaal duidelijke regels voor interne memo's, om te vermijden dat het hele bedrijf met ongewenste informatie wordt geconfronteerd. Zulke memo's kunnen naar een mailbeheerder gestuurd worden, die dan zelf beslist wat naar wie gestuurd mag worden.
- Maak gebruikers bewust van het gevaar van virussen, spamming of hacking. Zeg waar werknemers terecht kunnen als er problemen ontstaan.
- Maak de sancties duidelijk in geval van misbruik.
- Stel een interne verantwoordelijke aan.