Van drie naar één. De gemeenten Gilze en Rijen, Alphen-Chaam en Baarle-Nassau zijn bestuurlijk zelfstandig, maar werken sinds 1 januari 2016 onder de noemer ABG samen in één ambtelijke organisatie.
De drie gemeentehuizen zijn sindsdien ook verenigd in één toegangscontrolesysteem. Marc van Dongen, Teamleider Facilitaire Zaken, legt uit hoe dit tot stand is gekomen.
Continuïteit en kostenbesparing
De nieuwe organisatie ABG gaat voor meer continuïteit in de dienstverlening. Kostenbesparing en efficiency zijn daarnaast redenen voor de ambtelijke fusie. Ook als het gaat om toegangscontrole. De diversiteit op dat gebied was namelijk groot. Gilze en Rijen had een elektronisch toegangscontrolesysteem, Alphen-Chaam en Baarle-Nassau op hun beurt een mechanisch sluitplan. “Al snel werd ons duidelijk dat één gezamenlijk toegangscontrolesysteem ons veel zou brengen”, vertelt Van Dongen. De drie gemeenten blijven weliswaar zelfstandig met een eigen gemeenteraad en een eigen college van burgemeester en wethouders, maar de medewerkers van de ambtelijke organisatie leveren alle producten en diensten voor de drie gemeenten. “Dat bracht een verschuiving van werkplekken met zich mee en daarnaast moesten medewerkers in de nieuwe situatie wekelijks op de verschillende gemeentehuizen zijn. Daarbij wilden wij hen niet opzadelen met drie verschillende sleutels.”
>> Lees het volledige verhaal over hoe de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen (ABG) succesvol zijn verenigd in één toegangscontrolesysteem in de gratis whitepaper .
Fusie lag gevoelig
Een werkgroep met medewerkers van de verschillende afdelingen, zoals facilitair, financiën, automatisering en gebouwbeheer werd samengesteld. Zij bepaalden het programma van eisen. “Gemak voor de gebruikers was één, flexibiliteit en beheersbaarheid waren andere belangrijk speerpunten bij de keuze voor het toegangscontrolesysteem. Wij wilden de openheid en toegankelijkheid van de gemeentehuizen behouden, zonder de veiligheid van mensen, apparatuur, onderzoeksgegevens en andere gevoelige informatie in gevaar te brengen”, aldus Van Dongen. De fusie lag namelijk gevoelig, ook onder de medewerkers vanwege de verschuiving van werkplekken.
Medewerkers voelen zich hier welkom
“Wij wilden voorkomen dat de betrokken medewerkers voor een dichte deur zouden komen te staan en zich daardoor niet welkom zouden voelen op hun nieuwe werkplek.” Bovendien was de wens er om vanuit één centraal systeem en op afstand alles te kunnen beheren. “De dynamiek hier is best stevig. Ambtenaren van ABG, de raadsleden, het college, externen; noem het allemaal maar op. Honderden mensen bezoeken dag in, dag uit de drie gemeentehuizen. Op niveau, per afdeling, per deur wilden wij kunnen regelen wie waar en wanneer, zoals in de avonduren of de weekenden naar binnen mag. En het terughalen van gegevens moest ook in een handomdraai zijn geregeld.”
Korte doorlooptijd
Na diverse voorstellen en demo’s is gekozen voor het toegangscontrolesysteem van dormakaba. Dit is sinds januari 2016 operationeel. De gesprekken over het vernieuwen en samenvoegen van de bestaande toegangscontrolesystemen bij de drie gemeentehuizen startten een jaar daarvoor. “Voor een dergelijk complex project is het een heel korte doorlooptijd geweest”, weet Van Dongen. Toch verliep het soepel, zegt hij. “De buitenschil is voorzien van 21 bekabelde deuren, die direct vanuit het Exos toegangsmanagementsysteem zijn te beheren. De 14 binnendeuren zijn niet-bekabeld en hebben elektronisch deurbeslag.” Omdat het deurbeslag compatibel is met de cilindersloten in de gemeentehuizen hoefden de deursloten niet te worden vervangen.
Toekennen toegangsrechten
“Ons toegangscontrolesysteem bevat dus een aantal online (bedraad, red.) en stand-alone (draadloos, red.) deuren. Deze stand-alone deuren hebben minder bekabelingkosten en -rompslomp dan de bekabelde deuren. De beheerder kan met een handterminal de toegangsrechten van de deuren bijwerken of informatie over het deurgebruik verkrijgen”, aldus de teamleider Facilitaire Zaken. Dat geldt niet voor de bekabelde buitendeuren, die zijn via het Exos managementsysteem op afstand te beheren. Om de beveiligingsrisico’s te verlagen voor een verloren of gestolen badge, zijn de toegangsrechten gekoppeld met een geldigheidstermijn van vierentwintig uur. De toegangsrechten worden automatisch ververst bij elke keer dat de badgehouder het gebouw binnen gaat.
Wij zijn gestart met het maken van een algemeen profiel. Vervolgens is het personeelsbestand nauwkeurig geanalyseerd
Doelgroepen met eigen rechten
Binnen het toegangsmanagementsysteem zijn verschillende groepen aangemaakt met eigen rechten. De opzet ervan is even simpel als doeltreffend geweest, blijkt uit de beschrijving van Van Dongen. “Wij zijn gestart met het maken van een algemeen profiel dat voor iedereen hetzelfde was. Vervolgens is het personeelsbestand nauwkeurig geanalyseerd en bekeken op bijzonderheden. Van daaruit zijn de groepen ontstaan: het ambtelijke apparaat, het college, de raadsleden en externen. Raadsleden van de ene gemeente hebben bijvoorbeeld niets te zoeken in het gemeentehuis van de andere gemeente. Voor het college is dat weer anders.” Binnen de groepen zijn er verder uitzonderingen gemaakt voor individuen. Van Dongen: “In het gemeentehuis van Alphen-Chaam is bijvoorbeeld nog een politiepost aanwezig, die politiemensen vallen dus buiten de standaard en hebben aangepaste rechten. Net als de jeugdwerkers die in- en uitlopen, de medewerkers van de reclassering en de schoonmaak en beveiliging, die ingehuurd worden.”
Koppeling met de printers
Het bestaande alarmsysteem is geïntegreerd in het toegangscontrolesysteem en ook is er een koppeling gemaakt met printers, die samen met het toegangscontrolesysteem nieuw zijn geïnstalleerd. Van Dongen: “Onze medewerkers sturen vanaf hun computer documenten naar het apparaat, in welke van de drie gebouwen dan ook, en melden zich vervolgens met de tag aan bij de printer. Direct verschijnt op het display van de printer de persoonlijke wachtrij en kunnen de documenten worden uitgedraaid.” De Mifare-chip in de tag maakt dit mogelijk. “Deze is veelzijdig en in combinatie met de openheid van het beheersysteem biedt dit veel mogelijkheden.”
Marc van Dongen, Teamleider Facilitaire Zaken: “We wilden medewerkers niet opzadelen met drie verschillende sleutels.”
Dit is ook van belang geweest bij de uiteindelijk keuze voor het toegangscontrolesysteem. “De koppeling met de printers was zo gemaakt, evenals de uitbreiding van het toegangscontrolesysteem naar nieuwe gebouwen, zoals de gemeentewerven. De medewerkers daar lopen al met een tag, aangezien zij soms ook op de gemeentehuizen moeten zijn. Kaartlezers plaatsen en klaar is Kees. Nou, dat is niet helemaal waar. Op de werven hebben wij ook te maken met tal van externe bedrijven die ook in het systeem moeten worden opgenomen.”
Verantwoordelijkheden binnen toegangscontrolesysteem duidelijk vastgelegd
Twee gebouwbeheerders van ABG zijn verantwoordelijk voor het beheer van het toegangscontrolesysteem via het Exos managementsysteem. Ook nemen zij tags in en vergeven deze aan nieuwe medewerkers of externen die (tijdelijk) werkzaam zijn voor de gemeenten. “De leidinggevenden zorgen voor autorisatie, zij bepalen uiteindelijk wie welke rechten krijgt binnen het managementsysteem. Ook de mutaties worden door hen doorgevoerd. De gebouwbeheerders voeren de door de leidinggevende aangereikte autorisaties in via het systeem”, aldus Van Dongen.
Communicatie
Hoewel de implementatie soepel is verlopen, liep Van Dongen ook tegen zaken aan. “Wij hadden vooraf niet voldoende in kaart hoeveel gebruikers het systeem zou kennen. Wij gingen uit van 400, uiteindelijk zijn dat er ruim 660 geworden. Hierdoor hebben wij extra tags moeten aanvragen en diende ook de licentieovereenkomst te worden aangepast. Dat heeft gezorgd voor enige vertraging.” Communicatie via onder meer de interne nieuwsbrief is verder essentieel geweest bij de overgang naar het nieuwe toegangscontrolesysteem. “Dit alles om draagvlak te creëren en daarin zijn wij goed geslaagd. Medewerkers ervaren meer gemak met dit centrale toegangscontrolesysteem, ervaren een gevoel van welkom zijn.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met dormakaba.
>> Nog een succesverhaal lezen over een toegangscontrolesysteem? Lees in de gratis whitepaper hoe Boskalis hun fysieke toegangssystemen en afgeschermde toegangsbarrières voor serverruimtes & ontwikkelsystemen hebben ingericht.