De gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo hebben sinds begin dit jaar de ambtelijke diensten samengevoegd onder de overkoepelende werkorganisatie BUCH. Deze samenwerking brengt veranderingen met zich mee. Niet alleen voor de manier van werken, maar ook fysiek; voor gebouwen en systemen. In dit artikel gaan we in op hoe bij BUCH het toegangscontrolesysteem veranderde.
Eerste ambtelijke fusie in Nederland
De ambtelijke fusie van de BUCH-gemeenten is de eerste ambtelijke fusie van Nederland tussen vier gemeenten. Een traject van onderzoek en rapportage mondde uit in een gezamenlijke vaststelling van de gemeenteraden dat een volledige ambtelijke fusie de meeste mogelijkheden biedt om de dienstverlening aan de inwoners te verbeteren, kosten te besparen en de kwetsbaarheid van (delen van) de vier organisaties terug te dringen. Voor de eerste vier jaren vanaf 2017 voorziet het Bedrijfsplan in een structurele jaarlijkse besparing van 10 procent op de kosten van de bedrijfsvoering.
René Sturing, teammanager Facilitaire Zaken binnen de BUCH-gemeenten: “Let wel, een ambtelijke fusie houdt in dat de vier gemeenten wel gewoon zelfstandig blijven. Ze beschikken ieder dus nog steeds over hun eigen gemeenteraad en een eigen college van burgemeester en wethouders.”
René Sturing, teammanager Facilitaire Zaken binnen de BUCH-gemeenten.
Inzicht en inventarisatie
Een ambtelijke fusie betekent voor Facilitaire Zaken een enorme hoeveelheid werk. Sturing: “We hebben allereerst inzichtelijk gemaakt wat er allemaal moest gebeuren. Het werk bleek te veel te zijn om alleen op mijn bordje te leggen. Voor een aantal projecten – met raakvlakken op het gebied van ICT en Facilitair – werd besloten een externe projectleider in te huren. De aanpassing van het toegangscontrolesysteem viel hier ook onder, want ook dat moest gebeuren.
Het was niet de bedoeling dat medewerkers hun portemonnee vol zou hebben met verschillende toegangspassen
De medewerkers (800 fte) zouden verspreid worden over de vier gemeentehuizen. Iedere medewerker moest in elke gemeente naar binnen kunnen, bij voorkeur met een toegangspas. Maar het was ook weer niet de bedoeling dat hij of zij zijn portemonnee vol zou hebben met verschillende passen.”
Keuze van toegangscontrolesysteem ingewikkelder door aanbestedingsverplichting
De vier gemeenten hadden hun eigen, verschillende toegangscontrolesystemen. “Hiervan hebben we een inventarisatie gemaakt”, vervolgt Sturing. “Vervolgens werd gekeken wat de meest logische aanpassing zou zijn. Om een systeem te implementeren dat nog geen enkele gemeente gebruikte, leek ons niet de beste oplossing. Ook kwamen we er al snel achter dat het bedrag van 120.000 euro dat met deze ‘switch’ gemoeid was, moest worden aanbesteed. Dat maakte de keuze ingewikkelder. We konden namelijk wel aangeven waaraan het systeem voor ons moest voldoen, maar niet direct naar welk systeem onze voorkeur uitging. Dat is volgens de aanbestedingsregels niet toegestaan.”
Programma van Eisen
BUCH omschreef haar wensen voor de nieuwe toegangscontrole in een Programma van Eisen (PvE). Toen dit duidelijk was, werden er drie partijen benaderd met de vraag een offerte uit te brengen. Sturing: “Een van onze wensen was om toch zoveel mogelijk voort te borduren op de bestaande systemen. Zodanig dat we de paslezers zouden kunnen behouden. Ook wilden we extra functionaliteiten zodat we de toegangspassen ook zouden kunnen gebruiken voor onder andere de lockers in de verschillende gemeentehuizen en als betaalmiddel voor de kassa’s in de restaurants van de gemeenten. Een kwestie van vooruitdenken dus. En ook de afdeling ICT had natuurlijk de nodige vereisten voor het systeem.”
Nieuw systeem met optimaal gebruiksgemak
BUCH besloot met Giant Security in zee te gaan en het door hen aangeboden toegangscontrolesysteem dat integraal onderdeel is van een bijbehorend Security Management Systeem. Dat laatste heeft als belangrijke voordelen dat door de integratie van online kaartlezers, draadloze online en offline cilinders, elektronische deurbeslagen en autorisatie daarvan binnen één systeem, er optimaal gebruiksgemak ontstaat. Alle gemeenten kunnen worden beheerd vanuit een managementsysteem.
Soepele implementatie
Sturing: “De leverancier was al bekend in Bergen, waar hij onder andere het klimaatbeheersysteem verzorgde. Dat maakte de omslag eenvoudiger. De verdere aanpak van het project bestond uit een schouw in de gemeenten Uitgeest, Heiloo en Castrium. Daar hebben we samen met de leverancier geïnventariseerd welke systemen er al in de gebouwen aanwezig waren. Na het nodige voorwerk, werd er vervolgens per gemeente een dag uitgetrokken om de paslezers om te zetten naar het nieuwe systeem. Deze implementaties zijn soepel verlopen.”
Omzetten toegangscontrolesysteem had ook gevolgen voor andere partijen
“Het ging bij dit project natuurlijk niet alleen om aanpassing van het toegangscontrolesysteem”, benadrukt Sturing. “Er zit veel meer achter. Zo waren er voor de bestaande systemen onderhoudscontracten afgesloten en dus krijg je bij wijziging van het toegangscontrolesysteem ook met deze onderhoudspartijen te maken. Of denk aan de koppelingen met de meldkamers van de verschillende beveiligingsbedrijven. Ook die bedrijven moesten mee in de omzetting naar het nieuwe toegangscontrolesysteem. Kortom, dat zijn wel belangrijke aandachtspunten. Het is dan ook zeker geen traject waarvan je kunt zeggen: ‘We vervangen de paslezers en gaan over tot de orde van de dag’.”
Iedereen dezelfde pas
Inmiddels is de implementatie van het nieuwe toegangscontrolesysteem zover dat elke ambtenaar binnen de BUCH-gemeenten dezelfde pas heeft. Dit sluit ook aan bij het door de gemeenten ingevoerde Nieuwe Werken. “Per gebruiker, per deur, per tijdstip in heel de organisatie kan worden bepaald of een medewerker wel of niet naar binnen mag.”
Een dergelijk verandering vraagt om een integrale aanpak
Tips
Welke tips heeft Sturing voor andere gemeenten, mochten zij overwegen hun ambtelijke organisaties te fuseren? “Zet om te beginnen vanaf dag één Gebouwbeheer, Facilitair en ICT bij elkaar als het gaat over het toegangscontrolesysteem. Een dergelijk verandering vraagt echt om een integrale aanpak, bijvoorbeeld onder leiding van een externe projectleider.”
Een goed Programma van Eisen is een noodzaak
Maar er is meer”, vervolgt Sturing: “Wij hebben ervaren dat de aanbestedingsrichtlijnen niet eenvoudig zijn. Zorg er daarom voor dat je uiteindelijk wel krijgt wat je voor ogen hebt. Een goed Programma van Eisen is daarbij een noodzaak. Vanuit BUCH nemen we deel aan Stichting Rijk, het regionale Inkoopbureau IJmond en Kennemerland. Hun inkoopkennis heeft ons in dit traject enorm geholpen bij het opstellen van het PvE en bij de uiteindelijke aanbesteding.”
Vergeet niet de extra functionaliteiten van toegangscontrolepassen te gebruiken
Sturing sluit af met een opmerking over de extra functionaliteiten waarover de toegangscontrolepassen van tegenwoordig beschikken. “Zorg dat je vooraf voor ogen hebt, wat je er meer mee wilt doen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik voor lockers, of voor het betaalsysteem. Het is een gemiste kans als je je zoiets pas achteraf bedenkt.”
Betty Rombout is freelance journalist
> Lees ook Case Study toegangscontrole ABG
> Meer over toegangscontrole op de speciale overzichtspagina:
Toegangscontrole, zonder kán een organisatie niet