Flexibiliteit. In alles. Het is een vereiste voor revalidatiecentrum De Hoogstraat als het gaat om het toegangsmanagementsysteem. Bij de overstap van het mechanische sluitplan naar een nieuwe elektronische toepassing is dit dan ook gerealiseerd. “Een afwijkend profiel? Geen probleem.”
Leestijd: +/- 3 minuten
De bezoekersstroom van revalidatiecentrum De Hoogstraat wordt gekenmerkt door een ongekende dynamiek. Revalidanten, familieleden van de revalidanten, medewerkers van De Hoogstraat, sporters, vrijwilligers; allemaal lopen ze dagelijks via de hoofdingang het pand in en uit. “In de oude situatie met het mechanische sluitplan was het eigenlijk onmogelijk om dit goed te beheren en te beheersen”, vertelt Sjaak de Leeuw, coördinator Techniek en Onderhoud bij De Hoogstraat. Sleutels raakten vaak kwijt, vervanging was kostbaar en er waren daardoor tal van lopers in gebruik. “De oplossing was gewoonweg gedateerd”, stelt De Leeuw.
> Meer weten? Download het kennisdocument op www.securitymanagement.nl/hoogstraat
> Lees ook: Trends: gevolgen voor toegangscontrole
Toegangsmanagementsysteem
De overstap naar een nieuwe, volledig elektronische toepassing was noodzakelijk. In 2012 zette De Hoogstraat de eerste stap en werd samen met Kaba en haar partner Lekkerkerker een klein deel van het bestaande toegangscontrolesysteem vervangen. “Dit hield in dat wij het oude mechanische systeem nog deels in stand hielden en daarnaast een nieuwe elektronische toepassing implementeerden met enkele online en een tiental niet-bekabelde deuren”, vertelt De Leeuw. Niet-bekabelde deuren hebben
minder bekabelingkosten en -rompslomp dan bekabelde deuren. “Maar in een keer helemaal overstappen ging op dat moment te snel. Bovendien waren er plannen voor een grootschalige renovatie.”
CardLink-concept
Het CardLink-concept van Kaba werd al wel geïmplementeerd. Via dit systeem beheren verschillende afdelingen van De Hoogstraat, zoals de receptie, Techniek en Onderhoud en P&O de bekabelde en niet-bekabelde deuren. “Het handmatig bijwerken van de rechten behoort met dit concept tot de verleden tijd. Het systeem geeft zelf de toegangspassen van de gebruikers de opdracht om de instructies aan de deuren door te geven. De gebruikers halen deze instructies op bij update-terminals die op drie strategische locaties zijn geplaatst; bij de hoofdingang en in de lifthallen”, vertelt De Leeuw. Om de beveiligingsrisico’s te verlagen van een verloren of gestolen pas, zijn de toegangsrechten gekoppeld aan een geldigheidstermijn. “De rechten worden automatisch bij de update-terminal ‘aangemeld’ elke keer als de gebruiker het gebouw binnen gaat.”
De toegangsrechten zijn gekoppeld aan een geldigheidstermijn
Open instelling
De Hoogstraat is in de jaren 2014 en 2015 volledig gerenoveerd en in zijn geheel overgestapt op de nieuwe toepassing. Negen van de in totaal 485 deuren zijn bekabeld, de rest is draadloos verbonden met het toegangsmanagementsysteem. “We hebben gekozen voor een ruim toegangsbeleid voor de medewerkers; niet individueel, maar mensen zijn ingedeeld in groepen en kunnen daardoor verschillende kamers binnen. Waarom? Alles wordt geregistreerd in het logboek van het managementsysteem, dat we bij een eventuele calamiteit meteen kunnen raadplegen. Is er bijvoorbeeld een laptop uit een kamer gestolen, dan kunnen wij precies zien wie wanneer die kamer binnen is geweest”, zegt De Leeuw. Daarnaast wil De Hoogstraat voor de medewerkers en revalidanten geen Fort Knox zijn. “De revalidant bijvoorbeeld ligt alleen of maximaal met twee personen op één kamer en heeft regie over zijn eigen kamer, hij kan in- en uitlopen wanneer hij of zij dat wil. Die vrijheid vinden wij belangrijk.”
Toegangsrechten
Behalve dat de revalidant zich toegang kan verschaffen tot zijn of haar eigen kamer, heeft deze ‘bewoner’ van De Hoogstraat vaak ook toegang tot andere ruimten, zoals de wasruimte en de fitnessruimte. Deze toegangsrechten worden in het beheersysteem (via de exos software) toegewezen. En verandert er iets voor een revalidant, dan past De Leeuw of één van zijn collega’s het aan en worden de nieuwe rechten bij het aanmelden bij de update-terminal automatisch op de pas geschreven. Familieleden van de revalidanten ontvangen ook een toegangspas, maximaal één per familie. Reguliere bezoekers kunnen vrij in- en uitlopen. De huurders en sporters van de sporthal, zwembad en gymzaal kunnen met hun pas alleen deuren openen van de locatie waar zij moeten zijn. Behalve medewerkers en revalidanten zijn er nog de contractors en externe verpleegkundigen die toegangsrechten krijgen.
Flexibiliteit is erg belangrijk voor ons
Ingedeeld in groepen
De medewerkers zijn binnen het beheersysteem ingedeeld in deurgroepen. Aan iedere groep is minimaal één deur gekoppeld. Mensen van de poliklinische afdeling bijvoorbeeld hebben weer andere rechten dan de medewerkers op de klinische afdelingen. “Flexibiliteit van het systeem is belangrijk voor ons”, vertelt de coördinator Techniek en Onderhoud. Er zijn bijvoorbeeld best veel mensen met een afwijkend profiel, zo’n vijftig in totaal, weet hij. “Zij vallen in meerdere groepen tegelijk. Bijvoorbeeld een keukenmedewerker, die toevallig ook secretaressewerkzaamheden verricht. Via de software kan ik, of bijvoorbeeld mijn collega van de afdeling P&O dit allemaal makkelijk en snel inpassen”, zegt De Leeuw.
De pas van de medewerker is veelzijdig. Het printen, kopiëren en scannen van documenten, de kledinginname en -uitgifte bij een speciaal daarvoor bestemde automaat, alles is mogelijk. Door de koppeling met het Vecos Lockersysteem kunnen medewerkers zelfs hun locker ermee openen. Het lockerbeheer wordt overigens ook gedaan in het toegangsmanagementsysteem, waarbij er per gebruiker wordt aangegeven of er een locker kan worden gebruikt. De Leeuw: “De Mifare-chip in de pas is erg veelzijdig, dit in combinatie met de openheid van de software biedt veel mogelijkheden. Immers, het is niet de bedoeling dat een medewerker die maat M draagt uit de automaat kleding krijgt aangereikt in maat XL.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Kaba Nederland. Meer weten? Download het kennisdocument op www.securitymanagement.nl/hoogstraat
> Bekijk ook de speciale overzichtpagina over toegangscontrole van Security Management