Overtrekken van lijntjes, wie heeft het vroeger niet geleerd op de basisschool? Wie denkt dat dit geen basis zou kunnen zijn voor het namaken of vervalsen van handtekeningen komt bedrogen uit.
Uit een interne controle bij onze opdrachtgever was gebleken dat er mogelijk gemaquilleerd was met een overzicht waarop uren stonden gedeclareerd van uitzendkrachten. Hoewel de urenstaten waren ondertekend, vertrouwde de interne controller de handtekeningen niet. Hij vergeleek ze daarom met eerder ingediende urenstaten van dezelfde uitzendkracht en cliënt en stelde vast dat de handtekeningen niet geheel gelijkend waren.
Zaakjes niet op orde
Uit het door ons ingestelde onderzoek bleek dat de afdeling die verantwoordelijk was voor aanlevering van de getekende urenstaten wist dat ze binnenkort onderworpen zou worden aan een audit. Ook kwam naar voren dat men de zaakjes niet op orde had. Zo bleken er diverse urenstaten te zijn die niet waren voorzien van de benodigde handtekeningen. Uit interviews met medewerkers van de afdeling werd al snel duidelijk dat een groot aantal urenstaten niet door de uitzendkracht en de cliënt waren ondertekend. Toch was er betaald voor de geleverde diensten, terwijl dit volgens de richtlijnen absoluut niet mocht.
De handtekeningen konden simpelweg worden overgetrokken
Door de manager van de afdeling Finance was toen voorgesteld te proberen deze urenstaten toch te voorzien van een gelijkende handtekening. Hiertoe werden eerder ondertekende urenstaten als voorbeeld gebruikt. Deze werden onder de niet ondertekende urenstaat gelegd, waarna de handtekeningen simpelweg konden worden overgetrokken.
Zo gezegd, zo gedaan
Zo werden door medewerkers van de afdeling Finance tientallen urenstaten voorzien van valse c.q. vervalste handtekeningen, hiertoe aangezet door hun manager. Nadat de vervalsingen aan het licht waren gekomen verklaarde de manager uit goede wil te hebben gehandeld om het proces van de geplande audit niet te verstoren. Zij gaf aan onder grote werkdruk te hebben gehandeld en zich geen moment te hebben bedacht dat zij valsheid in geschrifte pleegde, waarmee zij ook de reputatie van haar werkgever op het spel zette.
Invoer van een elektronische handtekening
Op ons advies zijn de richtlijnen voor het fiatteren van de urenstaten en andere documenten binnen dit proces aangescherpt, waaronder de invoer van een elektronische handtekening van de cliënt.
Onze opdrachtgever heeft geen financiële schade opgelopen, maar heeft de betrokken cliënten in kennis gesteld van het onderzoek. Dit om mogelijke reputatieschade te beperken.
De manager is ontslagen en de betrokken medewerkers zijn op een andere positie geplaatst.
Ton Bok is particulier onderzoeker bij Signum Interfocus
>> Lees ook Welke fraudeur ben jij?
