Column René Terwey, rubriek recherche
In vele branches is het gebruikelijk dat vaste klanten een korting krijgen op hun aankoopbedrag. Korting is dus gewoon geld. In de praktijk blijkt met enige regelmaat dat de korting niet naar de klant gaat, maar naar de medewerkers zelf. Erg lucratief, en de fraude is moeilijk vast te stellen.
Een onderneming maakt gebruik van klantenkaarten, waarbij de klant standaard een vaste korting krijgt op de aangekochte artikelen. In de week waarin de klant jarig is, komt daar een vaste korting van 10 euro bovenop. Bij de aankoop dient de klantenkaart te worden gescand. Het komt vanzelfsprekend wel eens voor dat een klant zijn pas is vergeten. Als de medewerker de klant kent, mag de klantenkorting toch worden gegeven. Een van de medewerkers bleek deze vrijheid niet aan te kunnen.
Uit analyse bleek dat veel bij hem gedane aankopen werden gedaan door klanten die in bezit waren van een klantenkaart. De klantenkaart werd niet gescand, maar in plaats hiervan werd de korting op een vast nummer geboekt. Verder viel op dat er uitzonderlijk veel van zijn klanten jarig waren. uit een ingesteld onderzoek bleek hoe deze medewerker fraudeerde: hij gaf de klant geen bon mee, en op de kassa werd de vaste klantenkorting van 10% berekend én de korting van 10 euro werd ook van het totaalbedrag afgetrokken.
Kortom, de medewerker stopte het kortingsbedrag en de verjaardagskorting van de verkopen in eigen zak. Doordat niet werd gecontroleerd of de kortingen wel terecht werden verstrekt, heeft het lang geduurd voordat deze fraude aan het licht kwam. Immers, de kassa en de voorraad klopten altijd.
Korting achteraf
In een andere zaak was er sprake van een winkel, waarbij vaste klanten op naam een kortingspercentage kregen dat was gekoppeld aan de jaarlijkse afname. Passanten die incidenteel iets kochten kregen geen korting.
Bij een periodieke controle bleek dat op de omzet van een van de medewerkers weinig marge zat. Wat bleek: de medewerker retourneerde de door hem aan ‘passanten' verkochte artikelen en sloeg daarna de verkopen aan op een code van een vaste afnemer. Het verschil stak hij in zijn eigen zak. Ook hier klopte de kassa en de voorraad, maar gelukkig was er in dit geval nog een controle op de marge.
Waardekaarten
Hoe vaak gebeurt het niet dat je bij ‘speciaal' bezoek aan bijvoorbeeld een bedrijf bij de receptie komt en een uitrijkaart vraagt. In de meeste gevallen krijgt u een kaart van een in een elastiekje verpakt stapeltje waardekaarten. Deze handeling wordt vrijwel nergens geadministreerd en de voorraden waardekaarten worden in veel gevallen niet bijgehouden. Wij deden onderzoek naar het verdwijnen van wel heel veel kaarten.
Een medewerkster bleek bevriende relaties te hebben die werken in een nabijgelegen winkelcentrum. Deze mensen wilden niet betaald parkeren en hebben bij hun vriendin geregeld dat ze wekelijks een stapeltje kaarten kregen. Na confrontatie van de betreffende medewerkster en de gebruikers van de kaarten bleek dat de dame in natura werd betaald. De gebruikers van de parkeerkaarten werkten in kledingwinkels en daar bleef wel eens wat kleding over.
Cadeaucards
Een winkelketen werkt met cadeaucards, waarop de kassamedewerker het door de klant gewenste cadeaubedrag boekt. Op een bepaald moment kwamen er uit meerdere winkels klachten dat mensen wilden betalen met een dergelijke kaart, maar dat hierop geen geldbedrag zou zijn geboekt.
Uit onderzoek bleek dat een medewerker de kaarten verkocht, het gewenste geldbedrag niet op de kaart zette en dus een lege kaart mee gaf. Het geld verdween in zijn eigen zak.
Tip
Uit deze voorbeelden blijkt dat er vaak wel procedures zijn voor het bijhouden van voorraden en het kloppend zijn van de kassa, maar er te weinig aandacht is voor andere manieren waarop de marge kan worden beïnvloed.
Neem daarom alle voorschriften met betrekking tot het verstrekken van tegoedbonnen, klantenkaarten, cadeaukaarten en kortingen op in de kassaprocedure en zorg dat ook hierop controles worden uitgevoerd.
*René Terwey is directeur van VMB security & solutions te Almere (www.vmbrecherche.nl)