Om kosten te besparen heeft een woningcorporatie de controller verzocht om eens kritisch te kijken naar de kosten van het onderhoud van het vastgoed. Deze controller is recentelijk in dienst getreden en kijkt met een frisse blik naar alle facturen van aannemers.
Bij een aantal facturen van meerdere aannemers, fronst hij zijn wenkbrauwen: hij kan – met de raamovereenkomsten in de hand – de hoge kosten niet verklaren. De controller vertrouwt het niet en licht de directie in. Die aarzelt geen moment en laat onderzoek doen naar mogelijke factuurfraude door aannemers, uitgevoerd door een fraudeonderzoeksbureau.
De controller legt zijn eerste bevindingen voor aan het onderzoeksbureau, dat een representatieve steekproef neemt uit de facturen. Al snel blijkt dat het vermoeden van de controller gerechtvaardigd is: de gefactureerde uurtarieven en stuksprijzen voor uitgevoerde werkzaamheden, komen niet overeen met de prijsafspraken in de raamovereenkomst en het onderhoudscontract tussen de woningcorporatie en de aannemers. Omdat het om duizenden facturen gaat, maakt het onderzoeksbureau gebruik van een speciale digitaal-forensische onderzoekstool. Deze tool kan grote hoeveelheden facturen verwerken en specifieke zaken als teksten in factuurregels en bedragen destilleren en de resultaten hiervan in een dashboard tonen.
Honderden facturen komen niet overeen met de prijsafspraken
De uitkomst van de rapportage van de tool is niet mals: het blijkt te gaan om honderden facturen waarop tarieven en stuksprijzen staan die niet overeenkomen met de gemaakte prijsafspraken. Het gaat in totaal om een bedrag van meer dan 300.000 euro over een periode van 2,5 jaar. Het onderzoeks- bureau confronteert de betrokken aannemer met deze bevindingen. De aannemer stribbelt aanvankelijk tegen maar kan uiteindelijk niet anders doen dan bekennen dat er ‘met de vork’ is geschreven.
Factuurfraude jarenlang onopgemerkt gebleven
De aannemer voelde naar eigen zeggen dat er ruimte was bij de woningcorporatie en wist dat controlemechanismen beperkt aanwezig waren. Als rechtvaardiging voor deze handelswijze voert de aannemer aan dat hij door de gestegen kosten (en een slechts beperkte mogelijkheid tot het indexeren van de prijzen in het contract) financieel niet meer uitkwam en nauwelijks rendement kon behalen.
De controller constateert gedurende het onderzoek dat bij de woningcorporatie controlemechanismen (ernstig) te kort hebben geschoten en dat er ook onvoldoende inzicht is geweest in de kosten.
Daardoor is de factuurfraude jarenlang onopgemerkt gebleven. In de rapportage van het onderzoeksbureau worden deze bevindingen onderschreven. Omdat de kans op herhaling van de fraude levensgroot is, besluit de directie van de woningcorporatie om een zogeheten frauderisicoscan te laten uitvoeren op de afdeling vastgoedbeheer.
De directie neemt alle aanbevelingen uit de scan over om zo toekomstige fraude te voorkomen.
Marcel Boekhorst is directeur Signum Interfocus
Meer blogs van Marcel Boekhorst lezen?
- Digitale waarschuwing
- Haastige spoed is zelden goed
- Goedkoop is duurkoop
- Aan het licht gebracht
- Goed netwerk
Volg Security Management op LinkedIn
