Een aantal managers van een grote onderwijsinstelling heeft de beschikking over een kas met contant geld en een pinpas van de zaak. Dit om de personeelsadministratie te ontlasten en medewerkers niet wekenlang op de uitbetaling van ingediende declaraties te laten wachten. Het gaat om kosten die zijn gemaakt voor bijvoorbeeld een bosje bloemen of een bioscoopbon voor een jarige medewerker.
Wanneer er op de financiële administratie een vacature ontstaat, besluit men een ervaren financiële medewerker aan te stellen. Iemand met veel kennis van zaken die niets liever doet dan het uitpluizen van kleine verschillen en het analyseren van op het oog onverklaarbare onvolkomenheden.
En deze nieuwe medewerker ziet al snel iets vreemds. Met een van de bankpassen die bij de managers in gebruik is, wordt met grote regelmaat voor honderden euro’s aan contant geld gepind. Ook zijn er veel pinbetalingen bij allerlei winkels die de nieuwe medewerker niet kan plaatsen. Plekken waar je normaal gesproken geen bloemetje of een aardigheidje haalt. Nadat de directie op de hoogte is gesteld van deze bevindingen, wordt een recherchebureau ingeschakeld.
Opleidingskosten
Alle betalingen met de bankpas en in het kasboek van de contante kas worden geanalyseerd. De verdachte manager heeft een jaar eerder een kostbaar management development-traject gevolgd. De kosten hiervan zijn niet rechtstreeks door de onderwijsinstelling betaald; in plaats daarvan heeft de manager het volledige bedrag – dat in de duizenden euro’s liep – voorgeschoten en later gedeclareerd. Vanwege deze ongebruikelijke werkwijze, in combinatie met de overige verdenkingen, worden ook deze opleidingskosten nader onderzocht.
Uit het onderzoek blijkt dat de facturen door de manager waren vervalst
Uit dit onderzoek blijkt dat er sprake is van onverklaarbare, grote uitgaven, en de facturen van het management development-traject blijken vervalst. Ook kocht de manager opleidingen in waarbij de trainer per pin werd betaald. Uit het onderzoek blijkt dat deze trainingen nooit waren gegeven en de facturen door de manager waren vervalst. In totaal is er een schade van bijna 200.000 euro voor de onderwijsinstelling.
Ontslag op staande voet
De manager wordt met de bevindingen geconfronteerd en hij bekent dat hij met de pinpas regelmatig contant geld heeft opgenomen. Ook kocht hij met de pas elektronische apparatuur en kleding, om deze vervolgens op Marktplaats te verkopen. De reden: door een vechtscheiding is hij in de financiële problemen gekomen en zo probeerde hij zijn schulden af te lossen. Hij wordt op staande voet ontslagen.
De manager van de financiële afdeling vraagt zich af waarom dit alles niet eerder is opgemerkt en vraagt de nieuwe financiële medewerker te laten zien wat haar allemaal is opgevallen. Dit om dit soort gevallen van fraude voortaan te voorkomen. Daarnaast organiseert hij een training over fraudeherkenning en financieel-administratieve onregelmatigheden voor het hele team.
Marcel Boekhorst is directeur Signum Interfocus
Meer blogs van Marcel Boekhorst lezen?
Volg Security Management op LinkedIn
