Een woningcorporatie is al een hele tijd cashless vanwege de risico’s op overval en verduistering. Dan meldt zich een medewerker bij HR. Hij vertelt dat hij onlangs van een medewerker van de ICT-afdeling een afgeschreven monitor heeft overgenomen. De monitor deed het na twee weken al niet meer, maar ondanks aandringen krijgt hij zijn geld niet terug. De HR-adviseur licht de bestuurssecretaris en directeur-bestuurder in. Samen besluiten ze een recherchebureau in de arm te nemen.
Het recherchebureau interviewt de medewerker die de monitor heeft gekocht. Deze man weet te vertellen dat medewerkers van de woningcorporatie sinds enkele maanden tegen contante betaling devices kunnen overnemen (mobiele telefoons, laptops, monitoren). Het geld dat wordt betaald, gaat naar de ICT-medewerker.
Tijdens interviews met een aantal andere kopers van devices wordt dit beeld bevestigd. De medewerkers geven aan dat zij in de veronderstelling waren dat dit gebeurde met medeweten en toestemming van management en directie. Met het ingezamelde geld betaalde de ICT-medewerker borrels en etentjes met collega’s. Deze werden dus gefinancierd uit de opbrengsten van de contante verkoop. De functie van hoofd ICT is al maanden vacant, zo blijkt ook uit het onderzoek, waardoor het toezicht in deze periode zeer beperkt was.
Volgens de ICT- medewerker kunnen de spullen meer opbrengen
Zich van geen kwaad bewust
Uit het wederhoorinterview met de ICT-medewerker die de devices heeft verkocht, komt naar voren dat hij zich van geen kwaad bewust is. Hij geeft aan het zonde te vinden dat de IT-leverancier de overgebleven en afgeschreven ICT-goederen voor een gering bedrag opkoopt. Volgens hem kunnen de spullen meer opbrengen en de opbrengst komt bovendien ten goede aan de collegialiteit en werksfeer. De medewerker verklaart verder dat hij er zelf niet financieel beter van is geworden en geen geld voor eigen gewin heeft weggenomen.
De medewerker legt uit dat hij het geld thuis bewaart en dat hij bepaalt wanneer en waarvoor het geld wordt gebruikt.
Zwarte kas
De woningcorporatie stelt zich op het standpunt dat de medewerker zonder medeweten van de organisatie een ‘zwarte kas’ heeft gevoerd, met financiële middelen buiten de reguliere administratie om, zonder dat hiervan een deugdelijke vastlegging of verantwoording plaatsvindt.
Hoewel geen persoonlijk financieel gewin is vastgesteld, acht de woningcorporatie het zelfstandig beheren van geld buiten de reguliere administratie om en zonder mandaat, onacceptabel. Dit leidt tot een ernstige vertrouwensbreuk. Met de ICT-medewerker wordt daarom een vaststellingsovereenkomst gesloten ter beëindiging van het dienstverband.
Gedragscode aangepast
De woningcorporatie grijpt de casus aan om nogmaals expliciet te benadrukken dat het beheren van eigen geldpotjes buiten de officiële administratie om niet is toegestaan. De gedragscode is op dit punt verduidelijkt en concreter gemaakt om herhaling in de toekomst te voorkomen.
Marcel Boekhorst is directeur van Signum Interfocus
Meer blogs van Marcel Boekhorst lezen?
Volg Security Management op LinkedIn
