Een woningcorporatie krijgt een melding over een huurder die een nieuwe keuken zou hebben gekregen, terwijl hij daar nog helemaal geen recht op had. Reden voor de directeur-bestuurder van de woningcorporatie om nader onderzoek in te stellen.
Wat ging hieraan vooraf? Het contract voor planmatig onderhoud bij een woningcorporatie wordt opnieuw aanbesteed. Als winnaar komt een nieuwe aannemer uit de bus, de bestaande aannemer verliest het contract en moet de werkzaamheden overdragen. Enkele maanden later komt er bij de directeur-bestuurder van de woningcorporatie een anonieme e-mail binnen. De schrijver geeft aan te weten van belangenverstrengeling tussen een huurder en de nieuwe aannemer. Hij noemt daarbij ook de naam en het adres van de huurder. Ook wordt er gesteld dat deze huurder familie is van een projectleider bij de nieuwe aannemer en om die reden is bevoordeeld. De directeur-bestuurder schakelt direct een fraudeonderzoeksbureau in om zich te laten adviseren en om mee te denken over eventuele vervolgstappen.
Verkennend vooronderzoek
Al snel wordt duidelijk dat de klokkenluider mogelijk een ander belang heeft. Uit onderzoek blijkt dat hij werkzaam is bij de oude aannemer, in welke rol is niet duidelijk. Gezien deze situatie wordt er na afstemming met de directeur-bestuurder besloten om eerst een verkennend onderzoek te doen naar de op het adres uitgevoerde werkzaamheden voor de keuken. Uit het onderzoek in het vastgoedmanagementsysteem blijkt dat er meerdere klachten door deze huurder zijn gedaan over de staat van de keuken. Er zijn meldingen van kapotte scharnieren van kastdeurtjes en stroef lopende lades. Ook blijkt dat de keuken in kwestie behoorlijk oud is, maar niet zo oud dat er automatisch een nieuwe kan worden geplaatst. Wel behoort het in dit soort situaties tot de mogelijkheden dat de huurder een verzoek doet voor een vervroegde vervanging van de keuken en daar – afhankelijk van de leeftijd van de keuken – aan meebetaalt. Uit de huurdersadministratie blijkt dat er door de huurder een overeenkomst is getekend voor een vervroegde vervanging van de keuken en dat er als gevolg hiervan keurig is meebetaald aan de nieuwe keuken.
Herkennen van oneigenlijke belangen
Omdat er geen ondersteunend bewijs is aangetroffen voor de aantijging van de klokkenluider, besluit de directeur-bestuurder in overleg met het fraudeonderzoeksbureau om te volstaan met dit verkennende onderzoek. De bestuurssecretaris legt een en ander vast in het meldingenregister en aan de klokkenluider laat men weten dat er geen aanwijzingen zijn gevonden van mogelijke onregelmatigheden. Door het eerst uitvoeren van verkennend onderzoek bij meldingen van mogelijke integriteitsschendingen kunnen op basis van de bevindingen (feiten en omstandigheden) de juiste beslissingen worden genomen. Het tijdig herkennen van meldingen met eventuele oneigenlijke motieven is hierbij van groot belang, om (reputatie-)schade voor de organisatie en haar medewerkers te voorkomen.
Marcel Boekhorst is directeur Signum Interfocus
Meer blogs van Marcel Boekhorst lezen?
- Grootschalige factuurfraude
- Digitale waarschuwing
- Haastige spoed is zelden goed
- Goedkoop is duurkoop
Volg Security Management op LinkedIn
