Een nieuwe regiomanager die uit het netwerk van de raad van commissarissen komt, hoeft natuurlijk geen pre-employment-screening te ondergaan. Althans, dat vond de directie van een grote thuiszorgorganisatie. Totdat na enige tijd vragen komen over de facturen van een uitzendbureau waarmee de regiomanager wel erg warme banden blijkt te hebben.
Wanneer een thuiszorgorganisatie op zoek gaat naar een nieuwe regiomanager, kijkt de raad van commissarissen ook in haar eigen netwerk. Na enkele verkennende gesprekken blijven er drie kandidaten over die het sollicitatieproces ingaan. Er worden assessments afgenomen, gesprekken gevoerd met het cliëntenpanel en kennismakingsrondes georganiseerd met teamleiders en zorgmedewerkers. Uiteindelijk valt de keuze op een goede bekende van een van de commissarissen. De laatste stap in het aanstellingsproces is een pre-employment-screening. Omdat de kandidaat uit het eigen netwerk komt, wordt hiervan afgezien.
Uitzendbureau uit eigen netwerk ingeschakeld
Zoals veel organisaties in de zorg kampt ook deze thuiszorginstelling met een tekort aan gekwalificeerde medewerkers. De nieuwe regiomanager tipt een uitzendbureau uit zijn eigen netwerk dat snel invallende zorgverleners kan leveren. Het bureau levert vlot en naar tevredenheid, en aanvankelijk lijkt alles vlekkeloos te verlopen.
Na enige tijd komen er vragen over facturen
Maar enkele maanden later meldt een medewerker van de financiële administratie zich bij de vertrouwenspersoon. Hij meldt dat hij van de regiomanager herhaaldelijk het verzoek krijgt om de facturen van het uitzendbureau met voorrang te betalen. Wanneer dit steeds vaker gebeurt, vraagt de medewerker naar de reden. De regiomanager reageert kortaf en geeft geen uitleg. Omdat de tarieven opvallend hoog zijn, besluit de medewerker de vertrouwenspersoon in te schakelen, waarna hij de kwestie meldt aan de directie, die besluit een recherchebureau in te huren.
Het onderzoek verloopt snel: de eigenaar van het uitzendbureau blijkt de huidige partner van de nieuwe regiomanager te zijn. Daarnaast komt naar voren dat er herhaaldelijk facturen zijn betaald die ongebruikelijk hoog zijn, en zelfs voor diensten die nooit geleverd zijn.
Tienduizenden euro weggesluisd
In totaal blijkt er voor tienduizenden euro’s te zijn weggesluisd. De regiomanager wordt met de bevindingen geconfronteerd. Hij bekent en wordt op staande voet ontslagen. Hij verklaart dat hij door een gokverslaving diep in de financiële problemen zat en zijn schulden probeerde af te lossen.
De organisatie evalueert de situatie grondig. Niet alleen wordt het crediteurenproces aangescherpt, ook wordt besloten dat er altijd een pre-employment-screening plaatsvindt, ongeacht waar de kandidaat vandaan komt. Dat had waarschijnlijk aangetoond dat het uitzendbureau geregistreerd stond op het woonadres van de regiomanager én dat hij grote financiële problemen had. Daarmee hadden veel problemen voorkomen kunnen worden.
Marcel Boekhorst is directeur Signum Interfocus
Meer blogs van Marcel Boekhorst lezen?
- De ene hand wast de andere
- Handelen in bedrijfsbelang
- Uitgekookt
- Grootschalige factuurfraude
- Digitale waarschuwing
Volg Security Management op LinkedIn
