Facilitymanager Rob Lennaerts is niet te benijden. Hij is samen met zijn collega’s namelijk verantwoordelijk voor de safety en security in en rond de vijf gebouwen van Marel in Boxmeer. Met vier directies, meer dan duizend eigen medewerkers en zo’n 250 inleners een uitdaging. Toch heeft hij gastvrijheid en security in één systeem weten te vangen.
Marel is als producent van machines voor vis-, vlees- en pluimveeverwerking sterk vertegenwoordigd in de Benelux. Van de ruim 5500 Marel-medewerkers werken er meer dan 1200 in Boxmeer. “En dat brengt uitdagingen met zich mee”, erkent Rob Lennaerts. “Ook vanwege de verschillende divisies en verschillende directies die hier zitten.”
Inhoudsopgave:
– Verschillende wensen waar rekening mee gehouden moet worden
– Van losjes in- en uitlopen naar strak geregelde profielen
– Douanestatus brengt striktere procedure-eisen met zich mee
– Zonder pas naar binnenglippen is er niet meer bij
– Geen druppel? Geen print
– Handmatig toegangsrechten bijwerken
– Wireless-functie voor meer efficiëntie
– Smartphone als toegangsmedium
– Security en gastvrijheid hand in hand
Verschillende wensen waar rekening mee gehouden moet worden
Lennaerts doelt onder meer op het feit dat de Industry Centers Pluimvee en Verderverwerking, die wereldwijd opereren onder de respectievelijke merken Marel Poultry (voormalig Stork Poultry Processing) en Marel Further Processing, vanuit Boxmeer worden aangestuurd, evenals Fenedex, de Sales & Service Unit Benelux en Marel Meat. “De directies hebben allemaal hun eigen wensen. Daarmee houd ik rekening uiteraard. Naast natuurlijk het feit dat we hier vijf verschillende gebouwen hebben, met verschillende afdelingen zoals research en development en tal van buitenlandse medewerkers en stagiairs die hier tijdelijk aan de slag gaan.”
Van losjes in- en uitlopen naar strak geregelde profielen
De safety en security is strak geregeld, verklaart Lennaerts. “Bij het voormalige Stork Poultry Processing waren de touwtjes wat losser: mensen liepen makkelijk in en uit, er werd niet echt gewerkt met zones en profielen. Nu wel.” In totaal zijn er vier zones: de kantoren, de afdeling research & development, het democenter en het magazijn. “Daarnaast hebben we dertig profielen aangemaakt binnen het toegangsregistratiesysteem Exos van dormakaba. Die profielen bepalen wat de rechten zijn van de medewerkers. Dit alles is bepaald in overleg met de leidinggevenden”, vertelt Lennaerts. De introductie van die profielen was best een shock voor de medewerkers, stelt hij verder.
Facilitymanager Rob Lennaerts van Marel
Douanestatus brengt striktere procedure-eisen met zich mee
Toch was het een noodzakelijke stap. Lennaerts doelt onder meer op het feit dat er op de afdeling research & development in Boxmeer veel aan productontwikkeling wordt gedaan. “Daar ligt natuurlijk gevoelige informatie. Bovendien verschepen wij vanuit hier veel producten naar het buitenland. Dat is de reden dat wij binnen het magazijn een zogenoemde douanestatus hebben. Maar hiervoor gelden wel strikte eisen op het gebied van interne procedures, controles en registraties.”
Zonder pas naar binnenglippen is er niet meer bij
Marel heeft dan ook een externe en interne securityschil opgezet. “Medewerkers hebben een identificatiedruppel. Daarmee kunnen ze het gebouw in en uit. Op diverse belangrijke toegangsplekken waar geen receptiedienst aanwezig is, wordt dit gecombineerd met een tourniquet om de kans te verkleinen dat mensen met elkaar meelopen”, vertelt Lennaerts. Zijn mensen hun pas vergeten, of zijn ze deze kwijt, dan kunnen ze zich melden bij de receptie. Lennaerts: “De medewerker daar kan een tijdelijke pas met hetzelfde profiel aanmaken, zodat men toch gewoon naar binnen kan. Daarbij wordt de bestaande pas tegelijk ook automatisch geblokkeerd.” Het is iets wat geregeld voorkomt. “Voorheen knepen we nog weleens een oogje dicht, nu zijn we daarin strikt. Zonder daarbij de gastvrijheid uit het oog te verliezen hoor”, lacht Lennaerts.
Werken met vaste profielen levert tijdwinst op en is efficiënt
Hij vertelt verder dat er nogal wat mutaties zijn in het medewerkersbestand. “Er komen hier veel buitenlandse medewerkers van Marel, naast de diverse stagiairs. Ik denk dat we hier soms tientallen nieuwe mensen per week aan- en afmelden binnen het Exos-toegangscontrolesysteem.” Lennaerts laat weten dat dit alles snel en soepel verloopt. “Ook dankzij het feit dat we werken met vaste profielen voor iedere functie en iedere afdeling. Medewerkers krijgen zodoende alleen toegang tot de ruimten waar ze moeten zijn.
Geen druppel? Geen print
Daarnaast kunnen ze met hun druppel onder meer inklokken en printjes uitdraaien.” Dat laatste is niet alleen heel handig voor de medewerkers, het werkt ook de security in de hand. “Wat gebeurde er voorheen? Medewerkers printten een document en vergaten deze vervolgens op te halen bij de printer. Nu versturen ze het document naar de printer, en pas als zij hun druppel tegen de badgelezer bij de printer houden, wordt het document geprint. Dit voorkomt dat gevoelige informatie, zoals een offerte, een eigen leven gaat leiden in het gebouw. Dat wil je niet; stel je eens voor dat een klant die op bezoek is een offerte van een andere klant onder ogen krijgt”, verklaart Lennaerts.
Handmatig toegangsrechten bijwerken
Het toegangscontrolesysteem van Marel bevat een aantal online (bedraad) en stand-alone (draadloos) deuren. Deze stand-alone deuren hebben dan wel minder bekabelingkosten en rompslomp, maar Lennaerts moet iedere deur apart langs gaan om handmatig de toegangsrechten bij te werken of informatie over het deurgebruik te verkrijgen. “Het werkt allemaal feilloos, echt hoor. Maar het is best wel een werk soms.”
Wireless-functie voor meer efficiëntie
Om deze reden kijkt Lennaerts naar een brede implementatie van de nieuwe wireless-functie van dormakaba. “In onze kantoorvleugel die recent is opgeleverd hebben we dit al. Het draadloze netwerk op basis van ZigBee low energy zorgt ervoor dat digitale toegangscomponenten daar in het netwerk worden opgenomen. Op die manier kan ik de toegangscomponenten zonder bekabeling gewoon via de computer aansturen en beheren. Behalve dat dit gemakkelijk is, is het veilig, ook voor afgelegen deuren. Bovendien kunnen het onderhoud en de updates snel en efficiënt worden gepland en uitgevoerd.”
Smartphone als toegangsmedium
Naast de toevoeging van het niet-bekabelde systeem krijgt de facilitymanager ook andere slimme oplossingen. “Een vingerscan bijvoorbeeld. Of de smartphone als toegangsmedium.” Nieuwe technologieën bieden immers nieuwe kansen, zo is de gedachte. De smartphone levert gebruikers gemak, flexibiliteit en veiligheid. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld snel toegang krijgen tot een bepaald gebied waarvan de toegangscomponenten niet op het netwerk zijn aangesloten.
Security en gastvrijheid hand in hand
Hoe werkt dit? Met mobile access kan de medewerker eenvoudig de vereiste toegangsrechten op de telefoon krijgen. De toegangsrechten worden direct opgestuurd. Zo flexibel is het. En de gegevensoverdracht vindt uitsluitend plaats via veilige processen. Lennaerts ziet er wel wat in. “Iedereen heeft zijn of haar telefoon altijd bij zich, die vergeten ze echt niet. Dat zou dus heel handig en efficiënt zijn. Op die manier gaan security en gastvrijheid nog meer hand in hand dan nu al het geval is.”
Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van dormakaba.
– case studies over Lely, ABG, Boskali
– De kansen van cloud-based toegangscontrole
– Toegangscontrole: “We koesteren onze open campus”
