Bijna geen enkel bedrijf ontkomt aan fraude, of die nu van buiten of binnen de organisatie komt. De aard en grootte verschillen: van het vervalsen van facturen tot het verduisteren van bedrijfsgegevens. Ron Nieuwendijk, senior consultant fraude & integriteit bij Hoffmann: “Zorg dat je organisatie is voorbereid op fraude.”
Door Menno Jelgersma / Beeld Shutterstock
Ron Nieuwendijk is als senior consultant fraude & integriteit een eerste aanspreekpunt voor klanten die na een vermoeden van fraude contact met Hoffmann opnemen. Nieuwendijk benadrukt het belang van een objectieve en rationele benadering. “Wat wij maar al te vaak zien, is dat ondernemers met alle goede bedoelingen zelf al actie hebben ondernomen die het proces kunnen schaden.” Nieuwendijk legt uit dat hij het zeker begrijpt als ondernemers in eerste instantie vanuit hun emotie reageren en op de afdeling op ‘een zeepkist gaan staan’, zoals hij het omschrijft. Het komt voor dat ondernemers hun personeel plenair toespreken en eisen dat degene die een misstap heeft begaan zich vóór een bepaalde tijd meldt. “Als vervolgens niemand zich meldt, wat uiteraard te verwachten is, kloppen ze vaak bij ons aan om hulp.”
Je moet voorkomen dat je de grip op de situatie verliest
Slapende honden wakker maken
Nieuwendijk legt uit dat het nooit te laat is om Hoffmann te benaderen, maar dat het ook jammer is dat ze dat niet in een eerder stadium hebben overwogen. “Wanneer iemand eerst het personeel met fraude confronteert, ben ik daar als onderzoeker niet erg blij mee. Al helemaal niet als de ondernemer heeft gedreigd om aangifte te doen wanneer de onderste steen niet voor een bepaalde tijd boven komt. Ik begrijp het wel, vanuit de emotie, maar verstandig is het niet.”
Het gevolg van een eerste emotionele reactie is dat niemand zich zal melden. Bovendien bestaat de kans dat je slapende honden hebt wakker gemaakt. “De verantwoordelijke is nu gealarmeerd. Hij zal maatregelen nemen om zichzelf in te dekken, mogelijk sporen gaan uitwissen en dus bewijs zoekmaken”, licht Nieuwendijk toe. De fout die de ondernemer hiermee maakt, kan ook arbeidsrechtelijke consequenties hebben. In veel gevallen zal iemand die fraude heeft gepleegd zijn baan kunnen verliezen. Als je weet wie het gedaan heeft maar steken hebt laten vallen in het onderzoeksproces, kan het een hele dobber worden om iemand te ontslaan, omdat de rechter uiteindelijk beslist of de juiste procedures zijn doorlopen. “Daarom ben ik altijd heel blij als iemand mij belt met de mededeling dat er nog geen stappen zijn ondernomen en ons eerst benadert voor een gesprek.”
> LEES OOK: Wat te doen tegen fraude in bedrijven?
Intakegesprek
Een intakegesprek vindt altijd op zeer korte termijn plaats. “Als jij mij belt, hebben we vandaag het gesprek, want hoe dichter je op de materie zit, hoe groter de kans is op een succesvolle afronding.” Het doel van het intakegesprek is om bij de opdrachtgever te toetsen of er een gerechtvaardigd belang is. Nieuwendijk legt uit dat er een gedragscode is voor particuliere onderzoeksbureaus die aangeeft welke zaken je in behandeling mag nemen en welke niet. Het gerechtvaardigd belang geeft onder andere aan dat de zaak wel ergens over moet gaan. “Ik heb wel eens een directeur gehad die mij belde en vertelde dat hij een slecht gevoel had over een medewerker en eigenlijk op zoek was naar een argument om die persoon uit de organisatie te weren. Maar daar lenen wij ons niet voor. Regel dat soort geschillen met de eigen afdeling HR.”
Is er wel sprake van gerechtvaardigd belang, dan gaat Hoffmann in overleg met de klant de centrale onderzoeksvraag formuleren. Wat is het doel van het onderzoek? Wie is verantwoordelijk voor de fraude en wat is de omvang van de schade? Aansluitend wordt het plan van aanpak opgesteld. Hieruit volgen de onderzoeksmiddelen die proportioneel en substantieel moeten zijn. “Als er goederen met een geringe waarde verdwijnen in een organisatie, adviseer ik niet om camera’s op te gaan hangen, want dat is een veel te zwaar middel voor de kwaal.”
Ron Nieuwendijk: “Als je steken hebt laten vallen in het onderzoeksproces, kan het een hele dobber worden om iemand te ontslaan.” (Foto: Hoffman)
Ron Nieuwendijk in het kort
Ron Nieuwendijk startte zijn carrière bij de politie als agent, werd hoofdagent en vervolgens rechercheur. Zijn fascinatie lag vooral bij het recherchewerk, waar hij zich verder in wilde bekwamen. Omdat de politie haar personeel destijds zo breed mogelijk wilde opleiden, en aan Nieuwendijk voorstelde om het recherchewerk in te ruilen voor een functie als motoragent, besloot hij na acht jaar politiewerk op zoek te gaan naar een functie waar zijn voorliefde lag. Zo kwam hij in 1995 bij Hoffmann terecht. Bij zijn aanstelling startte hij als onderzoeker, werd senior onderzoeker, teamleider, unitmanager en functionaris gegevensbescherming AVG. Op dit moment is Nieuwendijk senior consultant fraude & integriteit. Met zijn collega is hij het eerste aanspreekpunt voor klanten die zich met een vraag over fraude bij Hoffmann melden.
Onder de radar
Soms is het verstandig om als onderzoeker onder de radar te blijven en eerst te kijken wat er precies gebeurt. Maar soms moet er om grotere schade te voorkomen wel meteen een gesprek worden gevoerd. Nieuwendijk: “Uiteindelijk zul je als onderzoeker altijd een gesprek moeten voeren met de betrokkene om hem of haar de gelegenheid te geven om te reageren op de onderzoeksbevindingen.” Het onderzoek levert een eindrapportage op waarmee de opdrachtgever verder kan. “Het is aan de onderzoeker om de feiten vast te leggen en aan de klant om verdere stappen te ondernemen.”
Als voorbeeld geeft Nieuwendijk een geval waarin iemand valse facturen produceerde voor eigen gewin. “Stel dat we die facturen hebben aangetroffen, en door digitaal onderzoek hebben kunnen zien dat ze op de pc van betrokkene Piet zijn gemaakt, dat Piet ze vervolgens zelf heeft geaccordeerd en naar de afdeling financiën heeft gestuurd, dan ligt het ook in de lijn der verwachting dat de onderzoeker Piet confronteert en zijn reactie al dan niet bevestigend of ontkennend in het rapport opneemt”, legt Nieuwendijk uit.
Hij benadrukt dat dit geen alledaagse gesprekken zijn en door specialisten moeten worden gevoerd die bekend zijn met het doen van onderzoek. “Je hebt bewijs of aanwijzingen die je op het juiste moment tijdens het gesprek moet inbrengen om te voorkomen dat je de grip op de situatie verliest en de ondervraagde de kans geeft om weg te komen met het bewijs.”
> LEES OOK: Marcel Boekhorst: Grootschalige factuurfraude
Geld verdwenen
Als voorbeeld geeft hij een situatie waarin geld bij een bewoner van een verzorgingstehuis verdween. Camerabeelden toonden aan dat een verzorger geld uit een portemonnee haalde. Maar geconfronteerd met de beelden, door de werkgever zelf, verklaarde de verzorger dat de bewoner had gevraagd of hij geld voor hem wilde pakken. Dat de bewoner er niets van wist, werd geweten aan zijn gezondheidstoestand. Nieuwendijk: “In dit geval glipt de zaak als zand door je vingers, terwijl dit heel anders had kunnen lopen als het gesprek op een andere manier was ingestoken. We zijn geen tovenaars, maar we weten wel hoe je zo’n gesprek moet opbouwen om het beste resultaat te krijgen.”
Nazorg
Een belangrijk onderdeel van het werk van Hoffmann is de zorg voor de betrokkene nadat deze met de zaak is geconfronteerd. “Het zijn niet de beste boodschappen die we brengen. We willen, zover dat mogelijk is, zeker weten dat de betrokkene veilig is of veilig thuis kan komen en of er opvang is. Als het nodig is, regelen wij een taxi. Dat stukje zorg is onze verantwoordelijkheid.”
Na een fraudezaak herkent een organisatie vaak zelf waar de kwetsbare plekken zitten. Hoffmann kan hier natuurlijk ook in adviseren, maar eigenlijk zouden bedrijven volgens Nieuwendijk hun professionele processen al in een eerder stadium moeten checken. “Tijdens de coronaperiode hebben werknemers vaak meer autorisatie gekregen om thuis te kunnen werken. Nu de impact van corona aanzienlijk minder is, is het misschien verstandig om het een en ander weer terug te draaien.” Het zijn allemaal onderwerpen waar Hoffmann werkgevers mee helpt.
Frauduleuze facturen
Daarnaast helpt Hoffmann bedrijven met forensic readiness. “Als een bedrijf onderzoek wil doen naar bijvoorbeeld frauduleuze facturen, moet je over zo veel mogelijk data kunnen beschikken. We zien echter in de praktijk dat veel bedrijven login-gegevens na bijvoorbeeld 60 dagen verwijderen en dat maakt een onderzoek naar fraude over een langere periode heel lastig. Je mist daardoor kansen om een zaak goed te onderbouwen en op te lossen.” Met behulp van een digital forensic readiness assessment van Hoffmann krijgen bedrijven antwoorden op vragen als: wordt belangrijke informatie uit de systemen bewaard zodat Hoffmann bij een incident onder meer de oorzaak kan achterhalen, wat de eventuele schade is en of de juiste processen zijn ingericht?
Opzetten frauderesponsteam
Ondanks alle te nemen maatregelen is niet alle fraude, of die nu van binnen of buiten de organisatie afkomstig is, te voorkomen. Nieuwendijk: “Ik adviseer daarom altijd om een frauderesponsteam op te zetten waarin bijvoorbeeld de directeur, het hoofd HR en het hoofd juridische zaken participeren. Zij komen in geval van een vermoeden van fraude bij elkaar om de lijnen voor het proces uit te stippelen, dat niet door emotie is gedreven, maar dat gestoeld is op een rationele en weloverwogen aanpak waar wij als Hoffmann bij kunnen assisteren.”
Profiel Hoffmann
Hoffmann is in 1962 opgericht door Hoffmann senior. Hij was daarvoor werkzaam bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst. Senior was een pionier op het gebied van onderzoek doen in opdracht van bedrijven en richtte zich op onderzoek naar bijvoorbeeld potentiële zakenpartners. De bedrijven waar hij zaken mee deed, begonnen op een bepaald moment ook andere vragen te stellen, zoals: bij ons vindt diefstal plaats of we vermoeden dat er fraude wordt gepleegd. We kunnen naar de politie gaan, maar dat neemt doorgaans veel tijd in beslag. Zou jij dat onderzoek misschien kunnen doen? Dat was het moment dat Hoffmann Bedrijfsrecherche vorm kreeg.
Ongeveer vijf jaar geleden werd het bedrijf steeds vaker kortweg aangeduid als Hoffmann, omdat het dienstenpakket en klantenportfolio in de loop der jaren veel breder waren geworden, met onder meer het begeleiden van bedrijven bij het nemen van preventieve maatregelen, het doen van onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag, cybersecurity en riskmanagement.
Hoffmann is begonnen op een zolderkamer, opende vervolgens een kantoor in Amsterdam en verhuisde het kantoor in 2000 naar Almere. Hoffmann maakt tegenwoordig deel uit van het Nederlandse familiebedrijf Facilicom Group (1966). Als zelfstandige onderneming, actief in Nederland en België, levert Facilicom Group onder meer facilitaire en zorggerelateerde diensten binnen verschillende branches. Een van de bedrijven binnen de groep is Trigion Beveiliging, waar Hoffmann als zelfstandige bv met 65 medewerkers deel van uitmaakt. Hoffmann heeft jaarlijks ongeveer 800 tot 1.000 opdrachten afkomstig van met name het bedrijfsleven, (semi-) overheidsinstellingen en onderwijsinstellingen.
Volg Security Management op LinkedIn
