Slimme bedrijfsmodellen vragen slimme security-oplossingen. Een vraagstuk dat speelt bij veel bedrijven die niet volgens het klassieke acht-tot-vijf kantoormodel werken. Met ‘proces monitoring’ op afstand, krijgen bedrijven meer armslag om medewerkers op ieder moment naar keuze te laten werken. Zonder dat 24 uur per dag fysieke beveiliging op de werkvloer aanwezig hoeft te zijn.
Liberty Global op kantorenpark Schiphol-Rijk heeft recent proces monitoring geïntroduceerd en heeft hierbij SecMan security als partner geselecteerd.
Op zoek naar een slim securitymodel om flexwerken te faciliteren
Liberty Global kent als wereldwijde aanbieder van netwerkdiensten als geen ander de trends en ontwikkelingen rond ‘het nieuwe werken’. De onderneming telt in Europa circa 30.000 medewerkers, verspreid over twaalf kabelbedrijven, die burgers en bedrijven voorzien van televisie-, telefonie- en internetdiensten. Bij het Europese hoofdkantoor van Liberty Global op Schiphol-Rijk werken zo’n 1600 mensen, verspreid over zeven gebouwen. Frequent werken en vergaderen medewerkers ook buiten kantooruren. Om dat flexwerken goed te faciliteren, zocht het bedrijf een slim securitymodel zodat mensen het etmaal rond veilig het gebouw kunnen betreden en verlaten.
Simon Kuitert: “Toezicht op afstand is ook van belang voor de veiligheidsbeleving van medewerkers in de nachtelijke uren.”
Geïntegreerd securityplatform
“De aanleiding voor een nieuw securitymodel was dat we de beveiliging van onze gebouwen technisch beter wilden stroomlijnen in een integraal concept”, vertelt Simon Kuitert, corporate security manager bij Liberty Global. “Tot 2017 functioneerde een reeks securitysystemen onafhankelijk van elkaar. Het toegangscontrolesysteem, de inbraaksignalering, intercoms bij slagbomen en toegangsdeuren en het camerabewakingssysteem werden via autonome systemen bediend. Om de werkprocessen voor ons beveiligingspersoneel beter beheersbaar te maken, hebben we al die systemen geïntegreerd in één platform, genaamd ‘Sky-Walker’. Vanaf dat moment konden de dienstdoende beveiligers alle securityfuncties via één terminal en één beeldscherm bedienen.”
Het nieuwe werken als drijfveer voor het op afstand monitoren
Wij beseften dat met deze bundeling van securityfuncties meer mogelijk was qua toegangsbeheer en toezicht. En dat we de beschikbare beveiligingscapaciteit efficiënter konden inzetten. ‘Het nieuwe werken’, activiteiten op tijdstippen buiten de reguliere kantooruren, was voor ons een driver om een business case uit te werken voor het op afstand monitoren en begeleiden van het toegangsproces voor personeel in de nachtelijke uren en de weekenden. Door het slim inzetten van het geïntegreerde securityplatform vanuit een particuliere meldkamer, hoeft op momenten met beperkte personele bezetting van de gebouwen geen fulltime fysieke beveiliging meer aanwezig te zijn. Terwijl het securityniveau van onze gebouwen en de veiligheid van de medewerkers toch gewaarborgd blijft.”
Vanuit de meldkamer is er 24/7 overzicht over wat er in een gebouw gebeurt
Realtime meerdere bewakingscamera’s op afstand delen
Liberty Global zocht een professionele securitypartner om het nieuwe beveiligingsconcept met behulp van het Sky-Walker platform uit te voeren en vond die in SecMan. Het securitybedrijf stond enkele jaren geleden aan de wieg van LiveView, een videoplatform waarmee beelden van duizenden bewakingscamera’s via de particuliere beveiligingsmeldkamers realtime kunnen worden gedeeld met politiemeldkamers.
Afstemming op flexibele werktijden en 24-uurseconomie
Met het concept ‘proces monitoring’ heeft het bedrijf een nieuwe innovatie in de markt gezet. Daarmee kunnen klanten hun bedrijfssecurity optimaal afstemmen op de flexibele werktijden van de 24-uurseconomie. Een trend die Gert-Jan Masselink, commercieel manager van SecMan, in uiteenlopende bedrijfssectoren ziet. “Steeds meer bedrijven hanteren flexibele werktijden voor hun werknemers, waardoor werken in de avond, de nachtelijke uren of in de weekends niet ongewoon meer is. Die verschuiving zien we bijvoorbeeld ook in de sport- en recreatiebranche.
In gebieden met veel 24-uurs bedrijvigheid willen mensen niet alleen op de standaardtijden werken
Zeker in gebieden met veel 24-uurs bedrijvigheid, zoals in de regio rond Schiphol, willen mensen niet alleen op de standaardtijden werken of recreëren. Dan moeten ze wel het gebouw in kunnen, echter een constante bezetting is een vaak lastige en vooral kostbare aangelegenheid. Met dit nieuwe concept bieden wij de mogelijkheid om tegen relatief lage kosten volledig deel te nemen aan de 24-uurs economie, zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid. Wij faciliteren een beveiligde toegang op afstand.”
> Lees ook Toegangscontrole veilig in de cloud?
Maatwerk securitymodel
Op 1 september bekrachtigden Liberty Global en SecMan hun samenwerking en daarna werkten de bedrijven gezamenlijk een maatwerk securitymodel uit voor de bedrijfscampus op Schiphol-Rijk. Daar kwam volgens opdrachtgever Simon Kuitert heel wat bij kijken: “We moesten veel op papier zetten en veel communiceren met de medewerkers, scenario’s, protocollen en procedures uitwerken, de technische koppeling met de meldkamer van SecMan via een beveiligde VPN-verbinding realiseren en alle medewerkers informeren over de 24-uurs toegangsregeling met beveiliging op afstand. Hoe gaat dat precies in zijn werk? Op welke manier melden mensen zich aan als ze in een tijdvak buiten de kantoortijden een gebouw in willen? Hoe houdt SecMan toezicht en hoe is de respons geregeld in geval van incidenten? Hierbij heeft SecMan ons uitstekend geadviseerd en ondersteund.”
> Lees ook Security for life met ‘upgrade assurance’
Simon Kuitert (midden), geflankeerd door Gert-Jan Masselink (links) en Arie Heijndijk, partners in proces monitoring.
Gestapelde security
Hoe gaat het precies in zijn werk? Arie Heijndijk, operationeel manager van SecMan, licht het concept ‘proces monitoring’ toe. Werknemers die een gebouw in willen op momenten dat geen fysieke beveiliging aanwezig is, melden zich via een speciaal telefoonnummer aan bij de meldkamer van SecMan. Zij laten weten wat ze komen doen en op welke plek in het gebouw ze aan het werk willen. De operator in de meldkamer voert vervolgens via de camerabewaking bij de gebouwtoegang een visuele check uit. Daarna schakelt de operator op afstand het inbraaksignaleringssysteem uit en geeft hij op afstand het toegangsregistratiesysteem vrij. Vervolgens kan de aangemelde medewerker met zijn eigen toegangspas en een extra op naam gestelde persoonlijke pincode de deur openen. Zo weet de meldkamer precies wie op elk moment in een gebouw aanwezig is en in welke ruimte deze mensen aan het werk zijn.
> Lees ook ‘Wij zijn in control’
Maximale waarborg
Deze strenge verificatieprocedure geeft volgens Heijndijk een maximale waarborg dat geen onbevoegden ‘meeliften’ het gebouw in.
Monitoring en beveiliging vanuit verschillende hoeken
Heijndijk: “Proces monitoring is gebaseerd op gestapelde security, met meerdere lagen van verificatie. En de systematiek werkt in combinatie met de andere securityvoorzieningen op de campus, zoals de camera’s en inbraakdetectie in en om de gebouwen. Daarnaast vindt op het kantorenpark ook gebiedsbewaking plaats met cameratoezicht in de openbare ruimte en mobiele surveillance. En als aanvulling op onze monitoring vanuit de meldkamer op afstand, voert de uitvoerende securitypartner ook zelf mobiele surveillance uit bij de objecten waar proces monitoring van kracht is.”
Als iemand ’s nachts in een deel van een gebouw onwel wordt, moet dat ook tijdig worden gesignaleerd zodat er actie kan worden ondernomen
Persoonlijke veiligheid
Volgens Simon Kuitert draait het bij proces monitoring niet alleen om het waarborgen van het securityniveau binnen de gebouwen, maar ook om de persoonlijke veiligheid van de medewerkers die op alternatieve tijdstippen in huis zijn. “Goed werkgeverschap en zorgplicht houden in dat we ook waken over de veiligheid en gezondheid van onze medewerkers. Als iemand tijdens het werk onwel wordt gedurende de reguliere werktijden, zijn er collega’s en bedrijfshulpverleners die snel kunnen ingrijpen. Maar als iemand ’s nachts in zijn eentje in een deel van een gebouw werkt waar geen andere personen in de buurt zijn, moet een acuut probleem ook tijdig worden gesignaleerd zodat er actie kan worden ondernomen. Met deze dienstverlening op afstand waarborgen we die zorg voor de persoonlijke veiligheid.”
Mogelijkheden zijn oneindig
Proces Monitoring is volgens Gert-Jan Masselink 24/7 mogelijk op meerdere facetten. “Toegangsverlening is slechts een van de mogelijkheden. Zoals we bij Liberty Global ook de aanwezigheid en veiligheid van medewerkers monitoren, kan dat in principe voor elk proces. Dit blijft niet beperkt tot processen waar mensen bij zijn betrokken, ook volledig geautomatiseerde processen kunnen op afstand worden gemonitord. De mogelijkheden zijn bijna oneindig.”
Goede voorbereiding is de sleutel tot succes
Het organiseren en inregelen van het proces monitoring concept bij Liberty Global vroeg zowel bij het bedrijf als bij beveiligingsspecialist SecMan veel inspanning. Gert-Jan Masselink: “Een goede technische en organisatorische voorbereiding is de sleutel tot succesvolle uitvoering van het concept. Bij die voorbereiding hoorde ook dat onze centralisten een uitgebreide introductie bij Liberty Global hebben gehad, om de gebouwen en de werkprocessen van het bedrijf goed te leren kennen. Zo krijgen ze een goed beeld van de objecten waarvoor ze op afstand verantwoordelijkheid krijgen. Liberty Global stelde ook als eis dat onze operators hun talen spreken, met name Engels. Want bij de klant werken mensen van diverse nationaliteiten en de voertaal is Engels.”
Het concept is effectief en werkt zoals we het vooraf hadden bedacht
Simon Kuitert kijkt tevreden terug op de eerste maanden waarin volgens het nieuwe concept securitytoezicht buiten kantoortijden wordt uitgevoerd. “We worden uitstekend gefaciliteerd in flexibel werken, met een effectievere inzet van de personele beveiligingscapaciteit en behoud van een hoog beveiligingsniveau. Iedere ochtend krijgen we van SecMan een volledig overzicht van alle werkactiviteiten binnen onze gebouwen in de voorafgaande nacht. Door de grondige registratie van de inspanningen van SecMan hebben we wel ervaren hoeveel handelingen er vanuit de dienstverlener nog komen kijken bij securitytoezicht op afstand. Daar gaan we in detail nog naar kijken. Maar het concept is effectief en werkt zoals we het vooraf hadden bedacht. Nu beperkt proces monitoring zich nog tot de nachtelijke uren, maar inmiddels is het plan opgevat om het remote beveiligingstoezicht ook uit te breiden naar de weekends.”
Rob Jastrzebski is freelance journalist
>> Download nu gratis de whitepaper Trends in toegangscontrole. 14 pagina’s inclusief checklist voor het implementeren van toegangscontrolesystemen.
>> Meer praktijkverhalen lezen over toegangscontrolesystemen? Hier vind je case studies over Lely, ABG, Boskalis
