In 2018 werden drie verdiepingen in het stadskantoor van gemeente Alkmaar grondig verbouwd. Het oorspronkelijke cellenkantoor maakte plaats voor een moderne en sfeervolle flexwerkomgeving, waarbij ook nadrukkelijk is nagedacht over de scheiding tussen de publieke en (semi-)gesloten zone. Adviseur Facilitair en verantwoordelijke fysieke pandbeveiliging Remko Huitema deelt zijn ervaringen.
Lange gangen met aan weerszijden kamers voor een, twee, vier of soms zes medewerkers, dat was tot begin 2018 de situatie op drie verdiepingen in het stadskantoor van gemeente Alkmaar. In tien maanden tijd werden die etages volledig gestript en omgevormd tot een moderne flexwerkomgeving met een grote diversiteit aan werkplekken en veel aandacht voor ‘ontmoeten’.
Inhoudsopgave:
– Ambitie om meest innovatieve gemeente te worden
– Klassieke indeling nodigde niet uit tot samenwerking
– Programma van Eisen en Mogelijkheden
– Scheiding openbaar en gesloten
– Variëteit in werkplekken
– Overstap naar digitaal werken
– Lockers te bedienen via een app
– Netwerkcafé als centrale ontmoetingsplek
– Klimaatplafonds
– Sensoren als bewegingsmelder
– Hoe weet je waar je collega zit?
– Sensoren onder de werkplek om te zien of de plek vrij is
– Wennen aan verdwijnen vaste werkplek
– Vervolgstappen
Ambitie om meest innovatieve gemeente te worden
Het verhaal begint zo’n drie jaar geleden. Het was het moment waarop het bestuur van de gemeente Alkmaar haar ambitie uitsprak om in 2021 de meest innovatieve 100.000+ gemeente van Nederland te worden. Om dat doel te bereiken was het duidelijk dat het organisatiemodel en de manier van werken moesten veranderen, van afdelingen met vaste teams en omlijnde takenpakketten tot projectmatige samenwerkingsvormen in wisselende teams, samengesteld op basis van de kennis en vaardigheden van mensen.
Klassieke indeling nodigde niet uit tot samenwerking
Dat betekende dus ook dat de klassieke kantoorindeling en -inrichting moesten veranderen, vertelt Remko Huitema. Samen met zijn collega’s van vastgoed en IT was hij – onder aansturing van een stuurgroep – integraal verantwoordelijk voor het succesvol realiseren van de verbouwing. “Het 20 jaar oude pand is zo’n 120 meter lang en kent een zekere kromming. Als je aan het eind van de gang zat kon je de andere kant van de verdieping niet zien. Gekscherend zeiden we weleens dat je hier ‘s ochtends kon binnenkomen om te werken en ‘s avonds weer naar huis kon gaan zonder dat je bij wijze van spreken ook maar een collega had gesproken. Die klassieke indeling nodigde niet echt uit tot samenwerken en ontmoeten, het moest dus anders.”
Adviseur Facilitair en verantwoordelijke fysieke pandbeveiliging Remko Huitema, gemeente Alkmaar: “We hebben functioneel geëist binnen het nieuwe systeem dat deuren voorzien van lezers te openen moeten zijn met een smartphone en pas.”
Programma van Eisen en Mogelijkheden
Samen met adviesbureau Ynno en architectenbureau Proof of the Sum werd op basis van een Programma van Eisen en een Programma van Mogelijkheden een huisvestingsconcept ontwikkeld, bedoeld om flexwerken, samenwerken en ontmoeten te stimuleren en op een natuurlijke manier te faciliteren. Om de transparantie en verbinding tussen de verdiepingen, en daarmee de onderlinge contacten tussen collega’s, te verbeteren, was een flinke bouwkundige ingreep noodzakelijk: tussen de verdiepingen drie, vier en vijf werden twee grote vides gerealiseerd door een stuk vloer van circa 9 bij 7 m2 weg te zagen en af te voeren.
Scheiding openbaar en gesloten
“In het kader van beveiliging hebben we nadrukkelijk nagedacht over hoe en waar we de scheiding tussen de publiek openbare zone en de (semi-)gesloten zone wilden neerleggen. Hieraan gekoppeld hebben we tevens nagedacht hoe we met ons zakelijk bezoek wilden omgaan. Dit is uiteindelijk bij elkaar gekomen in het Programma van Eisen.”
Bepaalde delen van het gebouw zijn voor medewerkers toegankelijk met de smartphone
Als voorbeelden noemt Huitema de beveiligingscamera’s die op strategische plekken zijn opgehangen en de speedlane die is geplaatst tussen de publiek openbare zone en de (semi-)gesloten zone. “Bovendien hebben we functioneel geëist dat deuren voorzien van lezers te openen moesten zijn met een smartphone en pas.”
Variëteit in werkplekken
Op de verdiepingen werd een activity based-werkomgeving gecreëerd en werd afscheid genomen van de vaste werkplekken. In het kantoor bevinden zich nu meerdere soorten werkplekken, van open flexwerkplekken en belplekken tot vergaderruimtes en van een netwerkcafé met goede koffie en teamwerkplekken tot ruimtes om even te kunnen ontspannen.
Huitema benadrukt dat kosten- en/of vierkante meter-besparing niet het doel van de verbouwing was. “Het primaire doel was echt zorgen voor een werkomgeving die de nieuwe manier van samenwerken zou ondersteunen.”
Overstap naar digitaal werken
Met de ingebruikname van het nieuwe flexconcept is meteen de overstap naar digitaal werken gemaakt. Om dat mogelijk te maken beschikken alle medewerkers nu over een laptop en smartphone. Door de overgang naar Office 365 is werken overal mogelijk, immers alle programma’s en bestanden bevinden zich in de cloud en zijn dus, onafhankelijk van de plek waar iemand zich bevindt, 24/7 via internet benaderbaar.
Lockers te bedienen via een app
Op de derde verdieping bevinden zich 160 lockers, die door iedereen flexibel te gebruiken zijn. Medewerkers kunnen aan het eind van de dag hun spullen daar opbergen. De lockers zijn elektronisch te bedienen via een app op de smartphone. “160 Lockers is meer dan voldoende”, zegt Huitema. “We hadden ook met 100 kunnen volstaan blijkt nu, je ziet dat behoorlijk wat mensen hun spullen iedere dag mee naar huis nemen.”
Netwerkcafé als centrale ontmoetingsplek
Als centrale ontmoetingsplek is op de derde verdieping het netwerkcafé ingericht, met informele zitjes en – als trekker – koffie op horecaniveau. Het is een populaire plek, zegt Huitema. “Het is soms zo druk dat mensen elkaar daar af en toe nauwelijks konden verstaan. Dat is deels opgelost met een geluidsinstallatie, de achtergrondmuziek zorgt ervoor dat gesprekken van anderen minder opvallen zodat je je eigen gesprek beter kunt voeren.”
Als centrale ontmoetingsplek is op de derde verdieping het netwerkcafé ingericht, met informele zitjes en – als trekker – koffie op horecaniveau.
Voor medewerkers die wat formeler willen vergaderen met collega’s zijn binnen het concept tal van andere mogelijkheden beschikbaar.
Klimaatplafonds
Tijdens de verbouwing zijn, om meer ruimtelijk effect te creëren, de verlaagde plafonds verwijderd. Wie nu omhoog kijkt ziet open plafonds, waar de leidingen zichtbaar zijn. Boven de werkplekken langs de gevel zijn klimaatplafonds aangebracht met daarin de installaties voor koeling, ventilatie, basisverlichting en de sensoren. In totaal bevinden zich zo’n 300 sensoren (bGrid) in het pand, ze meten onder meer het verlichtingsniveau, geluid, CO2, beweging, vochtigheid en omgevingstemperatuur. De sensoren sturen verschillende technische installaties aan zoals de klimaat- en verlichtingsinstallatie. De gemeten waardes zijn ook te volgen in het gebouwbeheersysteem.
In totaal bevinden zich zo’n 300 sensoren (bGrid) in het pand
Sensoren als bewegingsmelder
De sensoren worden nog niet gebruikt voor securitytoepassingen, vertelt Huitema. “We hebben tijdens de verbouwing slechts een klein deel van onze toegangsbeveiliging vervangen. Bij de toekomstige vervanging van de rest van het systeem willen we als eis opnemen dat we (een deel van) deze sensoren kunnen inzetten als bewegingsmelder gekoppeld aan ons inbraaksysteem. Nu hebben we hier aparte PIR’s voor hangen en dit is in feite dubbelop. De 300 sensoren zijn al gekoppeld met ons gebouwbeheersysteem en meer en meer zie je dat groeien tot een centraal systeem waarop (grafisch) veel data over het pand is uit te lezen.”
Hoe weet je waar je collega zit?
De sensoren maken het ook mogelijk om collega’s te vinden. Dit gaat via Mapiq: wie zich bij installatie van de app eenmalig aanmeldt en toestemming geeft kan via een zoekfunctie door collega’s gevonden worden. Mapiq maakt het ook mogelijk om vergaderzalen te reserveren en real time te zien of, wanneer en waar bepaalde vergaderruimtes beschikbaar zijn, het liefst natuurlijk de ruimtes die zich het dichtst in de buurt bevinden van de plek waar jij je op dat moment bevindt.
Sensoren onder de werkplek om te zien of de plek vrij is
Via de app is het nog niet mogelijk om een vrije werkplek te vinden, iets dat met name op de dinsdagen en donderdagen prettig zou zijn, vervolgt Huitema. “We hebben daar wel over gesproken, maar dan moet je sensoren onder de bureaus plaatsen zodat je op werkplekniveau kunt zien of een plek vrij of bezet is. We starten nu met een pilot met zes werkplekken, om te kijken of en hoe dat werkt. Afhankelijk van de resultaten gaan we daar dan mee verder of niet.”
Wennen aan verdwijnen vaste werkplek
Na de ingebruikname van de verbouwde etages waren de reacties positief, blikt Huitema terug. “We gingen er echt op vooruit en kwamen in een mooie omgeving met een hoger serviceniveau, dus het gevoel was goed. Natuurlijk moesten mensen wennen aan het feit dat zij geen eigen werkplek meer hadden en dat ze op drukke dagen soms op zoek moesten naar een vrije werkplek of naar collega’s. Dinsdag en donderdag zijn nog steeds drukke dagen, terwijl het op vrijdag rustiger is. Hier zou meer spreiding over de werkdagen kunnen plaatsvinden. Daar moet je wel vanuit onder andere de lijn aandacht aan besteden, bijvoorbeeld in het werkoverleg, je moet echt gezamenlijk door een leercurve heen.”
Vervolgstappen
Huitema is tevreden met het behaalde resultaat, mede vanwege de innovatieve techniek die in het pand wordt toegepast. Lockers worden bediend via de smartphone, aangemelde bezoekers ontvangen per mail een QR-code waarmee ze via hun smartphone toegang tot het netwerkcafé krijgen, bepaalde delen van het gebouw zijn voor medewerkers toegankelijk met de smartphone, Bhv’ers worden opgepiept via hun telefoon en hoeven geen portofoon meer bij zich te dragen, persoonlijke koffievoorkeuren zijn via een app naar de koffiemachine te sturen, het draagt allemaal bij aan gemak voor de mensen in het gebouw.
Er zijn nog genoeg nieuwe innovatieve stappen mogelijk
Huitema, tot slot: “Vervolgstappen waar we aan denken zijn afrekenen van broodjes uitsluitend via de smartphone, printen, kopiëren en scannen met de smartphone en toegangsbeveiliging van het gehele pand middels smartphonebediening. Er zijn genoeg nieuwe stappen mogelijk.”
Tekst: Gerard Dessing, hoofdredacteur Facto / Foto’s: Marcel van der Burg
Dit artikel is een bewerkte versie van het artikel dat is verschenen op facto.nl.
– Provinciehuis Groningen: gastvrij veilig
– Cameratoezicht op de werkplek
– Biometrie in fysieke toegangscontrole
Volg Security Management op LinkedIn
