Dankzij het toegangscontrolesysteem met paslezers weet Tilburg University zijn open karakter te bewaren én ongewenste bezoekers op afstand te houden, vertelt beveiligingscoördinator Jan-Willem Verpoorten. “Voorheen kwamen mensen uit de buurt hier wel eens gratis kopieën maken.”
Joost Peters
De groene campus van Tilburg University ligt er fraai bij: gelegen aan de rand van Tilburg, pal tegen het uit de achttiende eeuw stammende parkbos de Oude Warande. Op de campus is het tijdens het collegejaar een drukte van belang. Op werkdagen spoeden duizenden studenten en medewerkers zich per fiets of te voet over het terrein. Op weg naar collegezaal, bibliotheek of kantoor.
Tilburg University: gespecialiseerd in mens en maatschappijOnder het motto ‘Understanding Society’ stelt Tilburg University zich ten doel om actief bij te dragen aan de samenleving. De in 1927 opgerichte universiteit is gespecialiseerd in mens- en maatschappijwetenschappen en telt in totaal vijf faculteiten en tientallen instituten en researchgroepen. Het aantal studenten en medewerkers bedraagt begin 2019 respectievelijk ruim 15.800 en 1.695, die op het campusterrein terecht kunnen in 21 gebouwen.
Zestienduizend studenten uit binnen- en buitenland
De afgelopen jaren werd de campus fors groter. Het campusterrein breidt zich langzaam uit richting de stad en op meerdere plekken verrezen spiksplinternieuwe gebouwen. Ook investeert de universiteit in renovatie van bestaande panden. De uitbreiding houdt gelijke tred met het toenemende aantal studenten uit binnen- en buitenland. Anno 2019 telt de universiteit een kleine zestienduizend studenten, waaronder 102 nationaliteiten. De verwachting is dat het aantal studenten de komende jaren verder toeneemt.
> LEES OOK: Securitysteun binnen de 24-uurs economie
Brabantse gastvrijheid
Wat meteen opvalt: vrijwel nergens is het uitgestrekte terrein afgesloten met een hek of een slagboom. Dat is een bewuste keuze, vertelt Jan-Willem Verpoorten, coördinator Safety & Security bij de universiteit. “Tilburg University wil een open organisatie zijn, waar in principe iedereen welkom is. Om die reden werken we niet met hekken of andere versperrende maatregelen. Iedereen die dat wil, kan ons terrein gewoon op. En ook de meeste gebouwen zijn tijdens kantooruren geheel of in elk geval deels toegankelijk. Die openheid past bij de Brabantse gastvrijheid, vinden we.”
Jan-Willem Verpoorten: “Het systeem stelt ons in staat om het open karakter van het terrein en van de gebouwen te bewaren, terwijl deze oplossing tegelijkertijd voldoende mogelijkheden biedt om ongewenste bezoekers op afstand te houden.”
Van vrije toegankelijkheid naar beperkte toegankelijkheid
Toch is er de laatste jaren, onzichtbaar voor de gemiddelde campusbezoeker, wel het een en ander veranderd op toegangsgebied, schetst Verpoorten. “Lange tijd waren de meeste gebouwen helemaal vrij toegankelijk. Alleen specifieke ruimtes, zoals het magazijn met eeuwenoude kloosterboeken, serverruimtes of ruimtes waar tentamens liggen opgeslagen, waren en zijn standaard op slot. Studenten die een docent of hoogleraar wilden opzoeken, konden dat vrijelijk doen. Ze konden gewoon met de lift naar boven. Op zich prima, alleen leidde het ook wel eens tot klachten van hoogleraren en docenten die naar hun idee te vaak gestoord werden in hun werkzaamheden. In de meeste gebouwen is de toegang nu daarom beperkt. Studenten kunnen met hun pasje nog altijd zelfstandig naar boven, maar alleen tijdens kantooruren. Willen ze een hoogleraar na zes uur spreken, dan moeten ze een afspraak maken.”
Toch liever geen buurtbewoners die gratis kopietjes komen maken
Niet alleen studenten wisten de weg naar de gebouwen op de campus te vinden, ook sommige mensen uit de buurt namen wel eens de lift naar boven. “Die kwamen dan binnen om gratis kopieën te maken bij een van de kopieerapparaten in de gangen. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.”
Toegangspoortjes bij de bibliotheek
Het hart van de campus wordt van oudsher gevormd door de universiteitsbibliotheek. Tijdens piekperiodes proberen honderden studenten een plek te vinden om te studeren. Ook hier leidde de vrije toegang voorheen soms tot problemen, blikt Verpoorten terug. “Ook scholieren en studenten van andere onderwijsinstellingen wisten de weg naar onze werk- en studieplekken te vinden. Op zich mag dat – je bent een open organisatie of je bent het niet – maar zeker in de drukke tentamenperiode leidde het er regelmatig toe dat onze eigen studenten geen plek meer konden vinden. Dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn. Daarom werken we sinds enkele maanden met toegangspoortjes, die uiteraard ook door onze eigen studenten te openen zijn. Mensen van buiten zijn nog altijd van harte welkom, maar die dienen wel eerst een dagpas aan te vragen. Dat werkt behoorlijk drempelverhogend, hebben we gemerkt: de toestroom van ‘vreemden’ is flink afgenomen.”
Ook nieuwe gebouwen krijgen beperkte toegangsmogelijkheden
Andere nieuwe panden die vaak als studieplek worden gebruik, zoals het vorig jaar geopende CUBE-gebouw, zijn eveneens deels afgesloten. “CUBE herbergt een aantal computerleslokalen, waar ook colleges worden gegeven. Omdat het ondoenlijk is om voor elk college alle studerende studenten te vragen het lokaal te verlaten – dat kost veel te veel tijd – hebben we ervoor gekozen deze zalen alleen voor colleges open te stellen.”
Flexibel toegangscontrolesysteem
Het toegangscontrolesysteem van Aras Security doet al jaren naar volle tevredenheid dienst, vertelt Verpoorten. “Nu we de toegang op ons open terrein de afgelopen tijd iets meer beperkt hebben, bewijst het systeem des te meer zijn waarde. Het toevoegen van nieuwe gebruikers en het blokkeren van zoekgeraakte passen is erg eenvoudig: het systeem is makkelijk programmeerbaar. Zeker met deze gebruikersaantallen, met een voortdurende stroom aan nieuwe en vertrekkende gebruikers, is dat een uitkomst.
Realtime meekijken
Ook kunnen we realtime meekijken met wat er op het terrein gebeurt. Wordt iemand meerdere keren achter elkaar de toegang geweigerd? Dan krijgen wij daar meteen een melding van. We kunnen er dan snel een collega op afsturen die poolshoogte gaat nemen.”
De toegangscontrole op het campusterrein voldoet nu aan alle voorwaarden
De technologie mag dan onveranderd zijn, in organisatorisch opzicht veranderde er de afgelopen de jaren wel degelijk het een en ander, vervolgt Verpoorten. “Zeker nu de toegang buiten kantooruren wat meer beperkt is, bleek het voor ons als beveiligingsafdeling lastig om – net als voorheen – de afweging te maken wie er wanneer, waar precies mag komen. Daar liepen we vooral tegenaan toen we anderhalf jaar geleden een pand dat eerder van Rijkswaterstaat was, tijdens een renovatie volledig hebben voorzien van paslezers. We hebben toen de afdelingssecretariaten gevraagd om te inventariseren wie er toegang moet krijgen. Juist secretaresses weten immers als geen ander wie er op een dag rondloopt op een afdeling en waar diegene mag komen. Omdat dit systeem enorm goed bleek te werken, hebben we deze werkwijze nu voor alle gebouwen zo doorgevoerd. De secretariaten maken de toegangslijsten, wij voeren die vervolgens in het systeem in.”
Sleutels met een chip
Aras Security verzorgt voor ons het jaarlijkse onderhoud en springt bij waar nodig, vertelt Verpoorten. “Zo kon de geheugenchip in de toegangspoort van de bibliotheek maximaal 12.000 kaarten aan. Nu het aantal studenten stijgt, hebben we dit samen met hun technici aangepast.” Inmiddels loopt er ook een pilot, waarbij de toegangspasjes worden vervangen door een sleutels met een chip.
De kans is aanwezig dat we alle uitgegeven toegangspassen op termijn vervangen door chipsleutels
“Pasjes raken snel beschadigd”, schetst Verpoorten. “Bovendien merken we dat pasjes regelmatig vergeten worden; mensen stoppen ze in hun portemonnee, maar laten die vervolgens per ongeluk thuis liggen. Een sleutel kun je aan je sleutelbos doen; mensen blijken dat toch prettig te vinden. De kans is zeker aanwezig dat we alle uitgegeven toegangspassen op termijn vervangen door chipsleutels.”
Optimaal beveiligd dankzij toegangscontrolesysteem
Al met al voldoet de toegangscontrole op het campusterrein nu aan alle voorwaarden, stelt Verpoorten. “Het systeem stelt ons in staat om het open karakter van het terrein en van de gebouwen te bewaren, terwijl deze oplossing tegelijkertijd voldoende mogelijkheden biedt om ongewenste bezoekers op afstand te houden. Nu de campus de komende jaren verder wordt uitgebreid en parallel daaraan ook het aantal studenten stijgt, zijn wij dankzij dit systeem optimaal beveiligd.”
> OOK INTERESSANT: Toegangscontrole, zonder kán een organisatie niet
