Het Antoni van Leeuwenhoek (AVL) in Amsterdam breidde de afgelopen jaren sterk uit. Het bijna twintig jaar geleden aangeschafte toegangscontrolesysteem bood keer op keer antwoord op nieuwe, klantspecifieke vragen van het AVL en groeide probleemloos mee.
Het Antoni van Leeuwenhoek is een ziekenhuis en onderzoeksinstituut dat is gespecialiseerd in diagnose, behandeling en wetenschappelijk onderzoek van kanker. De organisatie breidde de afgelopen jaren sterk uit, zowel in oppervlakte als in mensen. “We hebben inmiddels 2.500 medewerkers en zo’n 500-800 vrijwilligers en externen. En die moeten we allemaal voorzien van een toegangspas,” vertelt Hoofd Service Centre Meta Topée.
Open organisatie
Verantwoordelijk voor het totale beveiligings- & veiligheidsbeleid van het AVL, waarvan het toegangscontrolebeleid onderdeel uitmaakt, is de afdeling Kwaliteit, Arbo en Milieu. Belangrijk kenmerk van dit beleid is dat het ziekenhuis een open en gastvrije organisatie is, waar patiënten en bezoekers in grote delen van het gebouw vrij kunnen bewegen. Toch zal dit beleid binnenkort worden aangepast, aldus Topée. “We zijn als open instelling natuurlijk gevoelig voor een veelvoorkomend risico als diefstal. Bovendien werken we hier met radioactief materiaal waardoor we moeten voldoen aan strenge wetgeving. Als organisatie anticiperen we hierop door ons beveiligingsbeleid aan te scherpen.”
Toegangscontrolesysteem
Veranderingen in het beveiligingsbeleid hebben gevolgen voor het toegangscontrolebeleid en dus de inrichting van het toegangscontrolesysteem. Maar dat is iets waarmee Richard van Schie, applicatiespecialist bij de afdeling Informatisering & Automatisering (I&A) en verantwoordelijk voor het softwarematige beheer van het systeem de afgelopen jaren goede ervaringen heeft opgedaan. “De organisatie is de laatste jaren hard gegroeid en zelfs uitgebreid met een extra gebouw waardoor we het systeem onder andere met enorm veel panelen en kaartlezers hebben moeten uitbreiden. Dat leverde echter geen problemen op en het systeem werkt nog steeds prima.”
Een nieuw toegangscontrolesysteem vereist een forse investering. En u wilt er dan weer jaren mee vooruit kunnen. Access Control as a Service (ACaaS) is bezig met een opmars op de markt voor toegangscontrole-systemen. Maar voordat een organisatie kiest voor deze oplossing is het belangrijk om te weten wat de risico’s zijn, of die beheersbaar kunnen worden gemaakt en of ze al dan niet acceptabel zijn. Zijn biometrische toepassingen de wachtwoorden en pincodes van de toekomst? De whitepaper Trends in toegangscontrole bevat naast trends ook een stappenplan en checklist.AVL schafte als eerste een Windows versie aan
Het toegangscontrolesysteem waarvan het AVL al bijna twintig jaar gebruikmaakt is CardAccess. Jean-Paul van Daelen, product manager bij Aras Security, is er al die jaren nauw bij betrokken geweest en kan daarom als geen ander de ontwikkeling schetsen. “Het AVL heeft dit systeem indertijd aangeschaft ter vervanging van hun toenmalige toegangscontrolesysteem. Het betrof een innovatief, software gebaseerd systeem waarbij het bijzonder is om op te merken dat het AVL de eerste organisatie in Nederland was die een Windows versie aanschafte. Inmiddels zijn we heel wat updates verder en draait hier de modernste versie.”
Richard van Schie, Meta Topée en Jean-Paul van Daelen (v.l.n.r.)
Uitbreiding en groei
Uitbreiding van het AVL en groei van het toegangscontrolesysteem gaan door de jaren heen probleemloos gelijk op. Van Daelen legt uit hoe dat kan: “Een belangrijk voordeel van dit systeem is dat het niet zoals veel andere systemen na tien jaar is afgeschreven. Je kunt het moeiteloos uitbreiden met nieuwe hardware en de software updaten, zonder dat de oudere panelen en lezers hoeven te worden vervangen. En als een toegangscontrolesysteem steeds groter wordt, dan wordt de snelheid van het systeem een steeds belangrijker eis. Je wilt immers niet dat een gebruiker die zijn pas aanbiedt een paar seconden moet wachten voordat de deur open gaat. Maar ook daarin zijn we bij het AVL geslaagd.”
Vroeger volstond een toegangspas die een deur kon openen
Koppeling met andere systemen
CardAccess is altijd innovatief geweest en verwerkt van oudsher klantwensen in zijn oplossingen. “Maar de klantwens van vandaag de dag is anders dan die van twintig jaar geleden”, stelt Van Daelen.
Tegenwoordig wil de klant alles kunnen koppelen
Hij vervolgt: “Vroeger volstond een toegangspas die een deur kon openen. Maar tegenwoordig wil de klant alles kunnen koppelen: toegangscontrole, inbraakdetectie, videobewaking, parkeren, bezoekersregistratie, inloggen op het IT-netwerk. Dit systeem groeit mee met die klantwensen en kan daarbij bovendien worden ingezet als overkoepelend managementsysteem.” Het AVL maakt sinds kort ook gebruik van deze mogelijkheid vertelt Van Schie. “We hebben inmiddels twee ruimtes waar op basis van aanwezigheidsregistratie het inbraakalarm wordt aangestuurd. Het systeem telt de mensen in de ruimte en zodra de laatste vertrekt, schakelt automatisch het alarm in.”
Koppeling met verschillende systemen is ideaal
Maar omdat het een open systeem is dat gebruikmaakt van een open database kan het tevens probleemloos met een ander beheersysteem worden gekoppeld. In veel organisaties, zoals het AVL, is dat het HR-managementsysteem. Topée: “Het grote voordeel hiervan is dat als bijvoorbeeld een medewerker uit dienst gaat je dit slechts eenmaal hoeft door te voeren in het HR-systeem waarna de betreffende toegangspas meteen wordt geblokkeerd. Die koppeling met de verschillende systemen is ideaal.”
Dynamische zone blokkering
Een bijzondere uitbreiding van het toegangscontrolesysteem werd twee jaar geleden gerealiseerd bij de ingebruikname van een nieuw gebouw waarin een research centrum werd gehuisvest. Hiervoor had het AVL een aantal bijzondere eisen opgesteld, vertelt Van Schie. “Vanuit de wetgeving moeten we op deze locatie namelijk voldoen aan strenge beveiligingseisen. Bovendien worden in het research centrum langlopende, kostbare onderzoeken gedaan waarvoor contaminatie een groot risico is en enorme schade kan aanrichten. Dat alles vraagt om een zorgvuldig toegangsbeleid. Daarom wilden we hier een biometrische oplossing en moest het mogelijk zijn met verschillende zoneringen te kunnen werken. Tegelijkertijd wilden we niet dat de medewerkers van deze locatie nog een extra toegangspas zouden krijgen.”
Uniek in de wereld
De uitbreiding bestond uit een oplossing voor klinische en productie cleanrooms, waarbij gebruik wordt gemaakt van vingerscanners en die is gebaseerd op het principe van dynamische zone blokkering. Van Daele legt uit hoe dit principe in de praktijk werkt: “Het research centrum is ingedeeld in zeven zones. Als iemand in de vuilste zone is geweest, mag hij bijvoorbeeld gedurende 72 uur niet meer in een onderliggende zone komen om contaminatie te voorkomen. De kracht van deze oplossing is dat het toegangscontrolesysteem dynamisch registreert en beheert waar een medewerker is geweest en waar en wanneer hij weer naar binnen mag. Dat vergt een enorme rekenkracht van de controllers, het systeem is continu aan het rekenen. Dat maakt deze oplossing uniek in de wereld.”
>> Meer weten over toegangsconytrole? Kijk dan ook op de speciale overzichtspagina over toegangscontrole van Security Management.
Beheer
Hoe is het om een toegangscontrolesysteem dat continu groeit en met de nieuwste oplossingen wordt uitgebreid in de praktijk te beheren? Van Schie heeft hier als technisch beheerder bijna twintig jaar ervaring mee en is ronduit positief. “Het beheer is prettig en ik kan als hoofdbeheerder op basis van de software eenvoudig zaken inregelen voor de verschillende subbeheerders, bijvoorbeeld de beveiliging.”
Eigenlijk is alles mogelijk
Maar hij merkt wel op dat het beheer tegelijkertijd een samenspel is van verschillende afdelingen. “Waar ik vanuit I&A verantwoordelijk ben voor het beheer van de software, is de afdeling Gebouwbeheer dat voor de hardware en valt het inhoudelijk beheer onder het Service Centre. Dat vraagt overleg en afstemming, want je wilt het systeem zoveel mogelijk inrichten op basis van standaardgroepen en niet dat je voortdurend wordt geconfronteerd met individuele 1-op-1 oplossingen. Maar met dit systeem is qua beheer eigenlijk alles mogelijk en het vormt daarbij geen beperkende factor.”
Gebruikerservaring
Topée is over het dagelijks gebruik van het systeem al net zo positief als haar collega over het beheer ervan. “Het systeem is dankzij de duidelijke interface eenvoudig in het gebruik.” Zij schetst hoe dit in de praktijk werkt: “Elke nieuwe medewerker komt bij het Service Centre om zich te registreren. We maken vervolgens een foto, die wordt gekoppeld aan de pas. Deze kunnen we direct printen met de speciale kaartprinter die aan het systeem is gekoppeld. Voor ons als gebruiker en inhoudelijk beheerder is dit één handeling en één proces.” Het grote voordeel hiervan is volgens Topée dat een medewerker zonder wachttijd kan beschikken over deze multifunctionele kaart, die niet alleen fungeert als toegangspas maar waarmee de medewerker ook kan betalen in het restaurant, waarmee hij kan printen en scannen, en waarmee verpleegkundigen kunnen inloggen op de terminal aan het bed om patiëntgegevens in te zien.
Arjen de Kort
>> Lees ook Case study toegangscontrole: hoe revalidatiecentrum De Hoogstraat iedereen ‘vangt’ in één systeem
