Elke 100 seconden een vrachtwagen, dagelijks vele duizenden tonnen suikerbieten die worden verwerkt, sterk verschillende seizoenen, tal van zakelijke bezoekers, honderden werknemers en honderden contractors: dát is de wereld van Suiker Unie. Een wereld waarin een hoogwaardig toegangscontrolesysteem onmisbaar is. Maar hoe kom je van vier legacysystemen naar één, geïntegreerde oplossing? Dat is de uitdaging waar Arjan Oostdijck, Informatie Manager bij SuikerUnie, twee jaar geleden mee werd geconfronteerd.
Suiker Unie ontwikkelt, produceert en vermarkt suiker en suikerspecialiteiten. Via vijf verschillende locaties. In Dinteloord staat het hoofdkantoor, aanpalend ook een fabriek. Verder fabrieken in het Groningse Vierverlaten, Puttershoek, Roosendaal en het Duitse Anklam. De drie fabrieken in Dinteloord, Vierverlaten en Anklam verwerken de suikerbieten tot kristalsuiker gedurende de jaarlijkse bietencampagne van september tot in januari. In de fabrieken in Puttershoek en Roosendaal worden suikerspecialiteiten geproduceerd.
>> Meer weten over dit project? Download de case study ‘Hoe de Suiker Unie vier systemen integreerde in één systeem‘
“We werkten op deze locaties met vier verschillende legacysystemen. En overal was er wel iets. Hier in Dinteloord waren we minder tevreden over de bestaande oplossing en in Vierverlaten was dringend een update nodig, het systeem was verouderd”, aldus Arjan Oostdijck, Informatie Manager bij Suiker Unie. Maar er waren nog meer argumenten om de toegangscontrolesystemen te vervangen. “Doordat de verschillende locaties werkten met verschillende systemen moest iedereen die tussen de locaties pendelt met verschillende pasjes rondlopen. Onhandig en inefficiënt”, blikt Oostdijck terug.
Dat geldt ook voor het beheer. “Intern was kennis van de verschillende systemen noodzakelijk. En het vervangen van een lokale beheerder van het systeem, omdat die bijvoorbeeld ziek was of op vakantie ging, verliep om die reden vaak moeizaam. En dan zijn er natuurlijk nog de kosten; het in de lucht houden van vier toegangscontrolesystemen is duur.”
Uitgebreid en professioneel
Vernieuwen, harmoniseren van het toegangscontrolesysteem betekende in het geval van Suiker Unie aanbesteden. Via een uitermate uitgebreid en professioneel traject waarvoor de basis werd gelegd met de risico-inventarisatie en de scoopomschrijving. Vervolgens werd een multidisciplinair projectteam geformeerd met daarin gebouw- en terreinbeheerders, ICT’ers en een HR-medewerker. “Bij de aanbesteding hadden we een aantal doelen voor ogen”, verklaart Oostdijck. ”We wilden over een toekomstbestendig systeem beschikken, een systeem dat bovendien één-op-één de bestaande oplossingen kon vervangen.”
“Gezien de problemen in Groningen met het verouderde systeem was het noodzakelijk dat we direct konden implementeren. Zonder al te veel gedoe en zonder meteen alle sloten van deuren te moeten vervangen”, vertelt Oostdijck. Bovendien moest het een flexibel toegangscontrolesysteem zijn. “We hebben sterk verschillende seizoenen. Tijdens de campagne, de periode waarin de suikerbieten van het land komen en de suikerfabrieken op volle toeren draaien, rijden vrachtwagens hier af en aan en zijn al onze medewerkers op de productielocaties actief.
Maar tijdens de intercampagne, de periode waarin we vooral het onderhoud doen aan de suikerfabrieken, hebben we veel te maken met contractors. Dan zijn er niet, zoals tijdens de campagne, honderd, maar wel vijfhonderd mensen op het terrein. En ook die moeten we allemaal in kaart hebben. Wie loopt waar en wanneer?”
Longlist naar shortlist
De aanbesteding begon met een longlist, deze werd op basis van scherpe criteria teruggebracht tot een shortlist. “De overgebleven partijen hebben allemaal diverse vragen beantwoord, zoals bijvoorbeeld over functionaliteiten, over IT, over de support, over de kredietwaardigheid en over het eigen klantenportfolio. Daarnaast hebben ze zichzelf gepresenteerd. Uiteindelijk koos het multidisciplinaire projectteam uniform voor Kaba Nederland”, vertelt Oostdijck. Het nieuwe toegangscontrolesysteem is inmiddels anderhalf jaar actief en wordt bestuurd door de Kaba exos software. “Dit systeem is opgenomen in ons IT-landschap en biedt interessante functionaliteiten die we nu nog niet gebruiken, maar mogelijk in de in de toekomst gaan implementeren”, vervolgt Oostdijck.
Centraal geregeld
Het beheer van het toegangscontrolesysteem is centraal geregeld. “Wij hebben één zogenoemde key user, dat is het operationele aanspreekpunt voor alle locaties. Per locatie is daarnaast een lokale beheerder benoemd. Deze vijf mensen overleggen met elkaar, trekken samen op en delen slimme oplossingen met elkaar. Zo zorgen we voor standaardisatie.” Een voorbeeld van het delen benoemt Oostdijck ook. “Wat gebeurde er in het begin soms? Dan kwam er een busje met vier personen aan de poort en alleen de bestuurder meldde zich aan via zijn badge. De andere drie personen stonden dus nergens geregistreerd. Nu moeten zij uitstappen, zich via tourniquets aanmelden met hun eigen badge en vervolgens kunnen ze achter de poort weer instappen.”
De key user en de lokale beheerders kennen binnen de exos software rechten toe, aan medewerkers en aan contractors. Bij de invoering van het nieuwe toegangscontrolesysteem werd kritisch gekeken naar de rechten. “In de oude situatie was er ‘vervuiling’; mensen hadden toegang tot afdelingen waar ze eigenlijk niets te zoeken hadden. Dat is nu opgeschoond”, aldus Oostdijck. Het zogenoemde piepsysteem werd daarbij gehanteerd. “Als mensen gaan klagen, gaan piepen en uitgebreidere rechten willen hebben, dan kijken we daar serieus naar. Niet eerder. En daarbij zijn we heel kritisch.”
Dat geldt overigens ook voor de contractors die actief zijn bij Suiker Unie. De portiers koppelen bij het aanmelden van deze mensen het toegangsprofiel dat door de beheerder is aangemaakt aan de toegangspas. “Ook dit gebeurt binnen de exos software en is heel eenvoudig. Ook omdat Kaba Nederland speciaal voor ons een Nederlandstalige versie van exos heeft geïmplementeerd.”
>> Meer weten over dit project? Download de case study ‘Hoe de Suiker Unie vier systemen integreerde in één systeem‘
Dit artikel verscheen in Security Management 12/ 2015 en is tot stand gekomen in samenwerking met Kaba Nederland