Het beveiligen van gebouwen en terreinen is een veelbesproken onderwerp. Het voorkomen van indringers in een gebouw en het voorkomen dat ongeautoriseerd personeel in een verkeerd deel van een gebouw kan komen, heeft hoge prioriteit. Maar de praktijk is weerbarstig. Waar moet je allemaal rekening mee houden bij het maken van een beveiligingsplan?
Tekst: Daan Jansen en Ad Melchers
Er zijn veel technische oplossingen die helpen om een organisatie tijdig signalen te geven of om afwijkende patronen te herkennen. De techniek wordt steeds slimmer dus het werk zou eenvoudiger kunnen worden. Toch is niets minder waar. De dreigingen veranderen en techniek wordt verder ontwikkeld en vernieuwd als gevolg van nieuwe bedreigingen en behoeftes. Dit betekent dat voor ieder object met een beveiligingsstrategie, beveiligingsplan of een technisch pakket van maatregelen, dit plan zeer regelmatig moet worden herijkt.
Plan, Do, Act, Check
Door toepassing van het aloude principe van de deming-cirkel (Plan, Do, Act, Check) kan de beveiliging op niveau blijven. Maar er zijn nog talloze factoren die moeizaam onder controle te krijgen zijn, maar wel van grote invloed kunnen zijn.
> LEES OOK: Inzet van drones voor nog veiliger haven- en industrieterrein Moerdijk
Beveiliging steeds vaker uitbesteed
Allereerst zien we de blijvende verandering van organisaties. De wereld is dynamisch en organisaties veranderen mee. Was vroeger de beveiliging een verantwoordelijkheid van iemand van de eigen organisatie, steeds vaker zien we dat dit wordt uitbesteed of afgesplitst. De werkzaamheden worden daarbij in contracten gevat die niet altijd rekening houden met de dynamiek van de praktijk.
De techniek kent vervangingsschema’s maar dat geldt niet voor bedreigingen
De techniek kent vervangingsschema’s maar dat geldt niet voor bedreigingen en uitbreiding en verandering van de organisatie. Als daarbij vervangings-, uitbreidings- en nieuwbouwprojecten ook extern worden belegd, is de kans reëel dat er situaties ontstaan die onbewust leiden tot verlaging van het beveiligingsniveau.
> TIP: Gratis whitepaper Smart Buildings en gebouwgebonden systemen
Scheiding techniek en organisatie
Ook zien we dat bij organisaties in verandering de technische beveiligingstak wordt gescheiden van de organisatorische beveiligingstak. De beveiligingsorganisatie valt steeds vaker onder de verantwoordelijkheid van een facilitair dienstverlener, terwijl het technisch beheer bij een installatiebureau wordt belegd. Door deze scheiding is het risico groot dat het beveiligingsniveau achteruitgaat.
Verschillende belangen
De partijen hebben natuurlijk een gezamenlijk belang rondom de beveiliging. Maar tegelijkertijd hebben ze verschillende (bedrijfs)belangen, contracten en verantwoordelijkheden. Vanzelfsprekend werken ze in het belang van de opdrachtgever, maar ze hebben een ander belang dat ook zwaar telt. En met een paar contractgebonden oogkleppen op en slechts inzicht in een deel van de beveiligingsmaatregelen, is het maar de vraag of het geheel aan maatregelen complementair blijft.
Goede beveiliging is afhankelijk van de integrale strategie met een goede afstemming tussen de OBE-maatregelen
Iedereen die werkzaam is in de beveiligingswereld weet dat een goede beveiliging afhankelijk is van de integrale strategie met een goede afstemming tussen de OBE-maatregelen. Als één van de schakels van de ketting onvoldoende sterk is, faalt de hele keten. Tegelijkertijd zien we in de praktijk nog wel eens een overkill aan voorzieningen. Een beveiliger on site die een oogje in het zeil houdt en een camerasysteem zijn natuurlijk uitwisselbaar. Met een beveiliger ben je wel meteen ter plaatse. Maar lang niet altijd is dat de doelstelling van een organisatie en kan naar een beter optimum worden gezocht.
> LEES OOK: Zijn er straks nog wel genoeg beveiligers?
Organische omgeving
Ook de omgeving is een blijvende veranderende factor die een negatieve invloed kan hebben. Een mooie, rustgevende en groene omgeving wordt vaak nagestreefd. Door groeiende struiken en bomen wordt het echter makkelijker om over hekken heen te klauteren, kunnen indringers zich beter verschuilen en hebben camera’s slechter zicht. En tijdens droge zomers kunnen watergangen ondiep en makkelijk doorwaadbaar worden of zelfs helemaal droogvallen.
Een geleidelijke verandering is niet altijd zichtbaar
Bij een goed beveiligingsplan wordt hier rekening mee gehouden en is iedereen alert. Maar een geleidelijke verandering is niet altijd zichtbaar. En daarbij wordt niet zelden een landschapsontwerp in zijn geheel omgegooid zonder dat daar de beveiliging bij wordt betrokken. Enerzijds allemaal verklaarbaar en bij veel organisaties gaat het goed. Maar in combinatie met het uitbesteden van beveiligingswerk en het beleggen van verantwoordelijkheden bij verschillende partijen, is het maar de vraag hoe lang het goed blijft gaan.
> LEES OOK: Het succes van disruptieve technologie is vooral een kwestie van veranderen
Creëer zelf een goed te beveiligen zone
Wat regelmatig voorkomt is dat organisaties geen invloed hebben op wat er naast het eigen perceel gebeurt. Een voorbeeld: hoe bomen op openbaar terrein en sloten van het waterschap of de gemeente worden onderhouden, is niet goed te controleren. Door langs de rand hiervan zelf een ruime zone vrij te houden, kunnen negatieve invloeden van buiten worden beperkt. In die vrije rand kan de organisatie een afscheiding maken die door de organisatie zelf wordt onderhouden. Dat kan kostbaar zijn omdat deze ruimte dan niet meer voor andere doeleinden kan worden gebruikt. Maar daardoor ontstaat wel een goed te beveiligen zone.
Een opgeruimd huis, een opgeruimde geest
Vaak is in één oogopslag de mate van beveiliging van een object al goed in te schatten. Een overzichtelijk terrein of een bouwwerk dat er netjes uitziet en waar geen zaken rondslingeren, is vrijwel altijd veel beter beveiligd dan een omgeving die wat rommelig aandoet. Niet voor niets luidt het gezegde ‘een opgeruimd huis, een opgeruimde geest’.
Het is in de basis de taak van de beveiligingsmanager om ervoor te zorgen dat alle voorzieningen onderhouden worden en indien nodig aangepast worden bij veranderingen en nieuwe bedreigingen.
> LEES OOK: Het schaalbaarheidsdilemma: securitybudgetten en bedrijfsgroei
Getraind oog ziet veel
Zoals hiervoor toegelicht is dat de uitdaging die de beveiligingsmanager heeft. Een getraind oog ziet veel. Daar tegenover staat een uitdijend takenpakket van veel beveiligingsmanagers. Het werkveld bestaat veelal uit security, (fire) safety, BHV en men is betrokken bij verbouw- of nieuwbouwprojecten. Dan wordt het steeds lastiger om echt goed in de gaten te houden hoe goed alles nog werkt. Niet zelden zien we daardoor systemen die end-of-life zijn of eigenlijk al lang geleden hebben gefaald en daarom zijn uitgeschakeld. Zeer zorgwekkende situaties zijn dit natuurlijk.
> Tip: Richard Franken: Meer slagkracht voor de risicomanager
Staat van beveiliging afhankelijk van dynamische processen
Daarnaast zien we dat veel bedrijven op meerdere locaties actief zijn. Dan krijgt de beveiligingsmanager ook nog de verantwoordelijkheid hiervoor. Handig natuurlijk voor het management, omdat er één aanspreekpersoon is. Maar minder goed, gezien vanuit het beveiligingsmodel. Scherpte ontstaat ook door regelmatig vanuit een ander perspectief naar situaties te kijken. Als dan een locatie slechts af en toe wordt bezocht om te kijken of alles nog werkt, is het moeilijk om meteen alle zaken goed te overzien. Checklists zijn waardevol voor dergelijke controles. Toch blijft het uitdagend om op basis van een momentopname goede uitspraken te doen over de beveiliging, aangezien deze afhankelijk is van dynamische processen.
Het veiligheidsbelang van de opdrachtgever moet ver boven de andere belangen uitstijgen
Veiligheidsregisseur
Allemaal interessante uitdagingen die het werk in de beveiligingswereld spannend maken. Een goede en daadkrachtige regisseur met de juiste kennis en ervaring, een passend mandaat en onafhankelijkheid kunnen hier een oplossing zijn. En misschien is onafhankelijkheid hier niet de juiste term, maar moet juist het veiligheidsbelang van de opdrachtgever ver boven de andere belangen uitstijgen. Zeker in een snel veranderende beveiligingswereld waar takenpakketten groter worden en meer partijen (deel)verantwoordelijkheden krijgen, ligt er een grote uitdaging voor de beveiligingsmanager om stevig in zijn stoel te blijven zitten.
Auteurs | Daan Jansen is fire safety consultant & associate director, Ad Melchers is consultant security. Beiden zijn werkzaam bij Royal HaskoningDHV