Werknemers die stelselmatig pennen of wc-rollen mee naar huis nemen of een greep doen uit de kas. Het zijn voorbeelden van fraude binnen bedrijven en dat is geen onderwerp waar werkgevers graag over praten. Wij doen dit wel met Martijn Wildeboer, themaspecialist gebiedsgerichte vermogenscriminaliteit bij Platform Veilig Ondernemen NL.
Door Peter Passenier
Interne fraude: hoe vaak komt dat voor? Een simpele vraag, maar volgens Martijn Wildeboer is die niet gemakkelijk te beantwoorden. “Wij hebben ondernemers in enquêtes gevraagd of ze die interne fraude wel eens hadden meegemaakt. Maar het kwam maar heel sporadisch voor dat iemand daar bevestigend op antwoordde. Onze voorzichtige conclusie was dat die werkgevers zich een beetje schaamden. Misschien bedachten ze dat ze niet helemaal duidelijk waren geweest over wat er binnen de onderneming acceptabel was. Bovendien, zo’n werkgever beseft dat hij gewoon is belazerd door z’n eigen medewerkers. Dat is niet fijn, dus daar treedt hij waarschijnlijk niet gemakkelijk mee naar buiten.”
Niet melden bij politie
Weinig duidelijkheid dus. Wat ook niet helpt: slechts een minderheid van de werkgevers meldt de zaak bij de politie. “Dat snap ik wel”, zegt Wildeboer. “Dat is een langdurig traject en je moet komen met een goede juridische onderbouwing. Daarom kiezen de meeste werkgevers voor een simpeler oplossing. Je zegt gewoon tegen de werknemer: ‘We hebben dit en dit geconstateerd en je weet dat je fout zit. Pak je spullen en ik wil je nooit meer zien.’ Dan kan de ondernemer verder met de mensen die hij wel kan vertrouwen.”
> LEES OOK: Detailhandel bezorgd over toename interne fraude
Lastig te herkennen
Een andere complicerende factor: het is lastig om fraude te herkennen. Er zijn namelijk veel grijze gebieden. Een heel belangrijk criterium volgens Wildeboer: gaat het om een eenmalige actie of gebeurt het stelselmatig? “Stel, jij bent aanlegger van zonnepanelen. Dan heb je materiaal nodig: een boormachine, een bestelbus, dat soort zaken. En je ziet het nog wel eens gebeuren dat de werknemer deze spullen ook gebruikt in het weekend, bijvoorbeeld om een lampje te vervangen in de carport. Officieel moet je daar toestemming voor vragen, maar als het gaat om een eenmalige exercitie, zal niemand daar moeilijk over doen. Maar dat ligt heel anders als de medewerker de apparatuur ook gebruikt om in het weekend bij te klussen bij de buurman. Dan wordt het structureel. Als het dan uitloopt op een juridisch verhaal heb je als werkgever vaak een goede onderbouwing nodig.”
Personeelsreglement met duidelijke richtlijnen
Maar daarbij geldt er volgens hem wel een voorwaarde: je moet de consequenties van fraude duidelijk hebben gecommuniceerd. “Allereerst zou ik kijken wat er is vastgelegd in het personeelsreglement. In sommige ondernemingen is het namelijk toegestaan dat medewerkers zaken wel degelijk in privétijd mogen gebruiken. En zelfs als dat niet zo is, dan nog kun je iemand niet zomaar op staande voet ontslaan. Het is heel belangrijk dat je je personeel hebt laten weten dat dit soort gedrag – het gebruik van materiaal van de werkgever – onaanvaardbaar is. En dat je ook hebt benoemd dat je op staande voet wordt ontslagen als je die norm overschrijdt.”
Duidelijke richtlijnen dus – en volgens Wildeboer zijn die ook belangrijk ter preventie.
“Zullen werkgevers ervan wakker liggen als er te veel zakjes koffiecreamer of wc-rollen verdwijnen? Waarschijnlijk niet. Maar spullen van de baas mee naar huis nemen, dat is onacceptabel, en dat moet je ook duidelijk communiceren. Anders bestaat de kans dat de normen verschuiven en dat er veel zaken verdwijnen met een veel grotere waarde: van pakken printpapier tot hele laptops. Bedenk wel: je hoeft die normen niet per se te communiceren op een negatieve manier. Ik ken horecazaken waar de werknemers in de pauze broodjes uit de keuken mogen pakken tegen 20 procent korting. Zo krijgt het personeel het gevoel dat het wordt gewaardeerd.”
Hoe strakker je er op zit, hoe sneller je onregelmatigheden constateert
Kosten in de gaten houden
Terug naar het begin van dit artikel. Want veel werkgevers mogen zich dan voor fraude schamen, anderen zijn zich er eenvoudig niet van bewust. Vandaar Wildeboers volgende advies: zorg voor een degelijke administratie. “Hoe strakker je er op zit, hoe sneller je onregelmatigheden constateert. Je kunt uitrekenen hoeveel wc-rollen, zakjes koffiecreamer en pennen er gemiddeld op een afdeling doorheen gaan – en dat kun je afzetten tegen het werkelijke gebruik. Natuurlijk, bij kleine bedrijven van één tot vijf medewerkers springen de verschillen veel sneller in het oog dan bij grote. Maar aan de andere kant: als jij zo’n 250 medewerkers hebt en die nemen allemaal een keer per week een pen mee, wordt het wel een interessante kostenpost.”
> LEES OOK: Waarschuwingsregister belangrijk instrument in fraude-preventiebeleid
Alleen maar verliezers
Dit geldt des te sterker als het gaat om nog grotere bedragen. “Dat zie je bijvoorbeeld als er sprake is van externe afpersing”, vertelt Wildeboer. “Stel, jij hebt grote gokschulden en je schuldeiser is een jongen uit het criminele circuit. Die zal je waarschijnlijk flink onder druk zetten en misschien komt hij ook met een oplossing: ‘Als jij nu iedere week 50 euro uit de kas haalt, dan ben je al een aardig eind op weg.’ Als je dat niet doet, komen de dreigementen: ‘We weten waar je woont, we weten waar je kinderen op school zitten.’ Dus zal de medewerker waarschijnlijk voor de druk bezwijken. Voor de werkgever is het dus heel belangrijk om kastekorten snel te signaleren.” Natuurlijk, op het moment dat de medewerker tegen de lamp loopt, zit die werkgever met een moreel dilemma. “Het is mogelijk dat jij al 25 jaar in dienst bent en al 25 jaar goed functioneert. Dus dan is een werkgever al heel snel geneigd om je te helpen. Maar aan de andere kant: als je dit met de mantel der liefde bedekt, ga je de volgende keer ook nat. Want dit soort signalen komt natuurlijk heel snel naar buiten. Dus als er grote geldbedragen zijn gestolen, moet je toch overgaan tot het beëindigen van het dienstverband. Heel triest natuurlijk, want als je iemand ontslaat, komt hij nog dieper in de financiële problemen. Helaas zijn er bij fraude vaak alleen maar verliezers.”
Openheid
Een laatste advies aan werkgevers: zorg voor meer openheid. “Wij zagen in onze enquêtes veel schaamte en dat is jammer. Want je kunt ook iets zeggen als: ‘Wat we hebben meegemaakt, is heel vervelend, maar we hebben er op deze wijze op gereageerd. Daarmee is het nu voor iedereen duidelijk wat wij wel en niet accepteren.’ Dat komt veel sterker over dan wanneer je het onder de pet houdt, en het moedigt de collega’s ook aan om voortaan een oogje in het zeil te houden. Bovendien hoeft zo’n organisatie nergens bang voor te zijn. Als je slachtoffer wordt van winkeldiefstal, ben je daar ook open over. En dan zullen mensen niet snel roepen dat je security niet op orde is of je prijzen te hoog zijn.”
Volg Security Management op LinkedIn
