Bedrijfsrecherche
Een oplettende bank alarmeert de directeur van een branchevereniging wegens overboeking van geldbedragen naar de privérekening van de administrateur. Een recherchebureau onderzoekt de misstanden.
Een branchevereniging prijst zich gelukkig met een gezond eigen vermogen. Een gedeelte van dit vermogen wordt belegd in een aantal defensieve fondsen.
De branchevereniging resideert in een pand in het midden van het land. De vereniging wordt aangestuurd door een directeur en de procuratieregeling is vastgelegd in een directiereglement. Het financieel beleid is de verantwoordelijkheid van de directeur en staat onder toezicht van de penningmeester van het bestuur. De administrateur voert de administratie en verzorgt de tussentijdse financiële rapportages. Elk jaar verstrekt de accountant een goedkeurende verklaring en de aanbevelingen van de accountant worden bovendien trouw opgevolgd. Geen vuiltje aan de lucht zou je zo denken.
Maar op enig moment belt de bank naar de directeur van de branchevereniging: ‘Er is een aanzienlijk geldbedrag overgeboekt naar de privérekening van de administrateur.' De directeur roept de administrateur bij zich en confronteert hem met deze informatie van de bank. De administrateur kan hier geen verklaring voor geven, slaat dicht en wordt vervolgens door de directeur op non-actief gezet.
Het bestuur wordt hierop direct door de directeur geïnformeerd. Na ampel beraad geeft het bestuur opdracht aan een particulier recherchebureau om een onafhankelijk onderzoek te starten naar (financiële) misstanden binnen de branchevereniging.
Bevindingen
Door het recherchebureau wordt samengevat het volgende bevonden:
- De administrateur bereidt de betaalbatches voor en zet deze klaar in het systeem.
- De directeur controleert de batches (steekproefsgewijs) en keurt deze goed.
- Na goedkeuring van de directeur verzendt de administrateur de (goedgekeurde) batches naar de bank.
- De administrateur heeft de beschikking over de betaalpas. Voor de administrateur is het dus relatief eenvoudig om door de directeur goedgekeurde betaalbatches te wijzigen voordat deze naar de bank worden verstuurd.
- Het behoeft geen betoog dat het rekeningnummer van de begunstigde wordt gewijzigd in dat van de administrateur en enkele andere begunstigden (familieleden).
- Op het bankafschrift is de wijziging niet zichtbaar doordat deze is opgenomen in een zogenoemde verzamelboeking.
Omdat de administrateur bovendien verantwoordelijk is voor de boekhouding, is het voor hem relatief eenvoudig om ook de controlerend accountant om de tuin te leiden.
De totale omvang van de fraude bedraagt circa 45.000,- euro, verspreid over een periode van zes maanden.
De administrateur toont berouw en wil openheid van zaken geven aan het ingehuurde recherchebureau. Hij verklaart dat zijn huwelijk op de klippen is gelopen en dat hij uit financiële wanhoop tot deze verduistering is gekomen.
Daarbij speelt volgens de administrateur een rol dat het vanuit zijn functie kinderlijk eenvoudig is om het geld weg te sluizen.
De administrateur betreurt dat het hier geld van de leden betreft en wil, voor zover mogelijk, het weggesluisde geld terugbetalen.
Uiteraard wordt de administrateur op staande voet ontslagen. De externe accountant heeft opdracht gekregen om de administratieve organisatie en interne controle te herschrijven.
Rob de Goede, Signum-Interfocus
