Een nieuw aangestelde controller stuit op onverklaarbare facturen. Als wordt uitgezocht hoe dit in elkaar zit, blijkt het om het topje van de ijsberg te gaan. Het is niet eerder opgevallen als gevolg van gebrekkige controle en tekortschietend toezicht van het moederbedrijf.
Een productiebedrijf heeft meerdere deelnemingen. Sommige lopen goed, andere wat minder. De 'controlerende ogen' van de directie richten zich alleen op de laatste categorie. Totdat er een nieuwe controller in dienst treedt, die in de administraties van alle deelnemingen duikt. Daarbij stuit hij op een aantal dubieuze facturen. Ook blijken ze niet allemaal te zijn voorzien van de benodigde handtekeningen, maar zijn ze wel betaald. De controller vertrouwt het niet en licht de directie in. Die aarzelt geen moment en laat onderzoek doen naar mogelijk onregelmatigheden.
Onderzoek
Een selectie van facturen wordt door het onderzoeksbureau uit de administratie gelicht. Al snel blijkt dat het vermoeden van de controller gerechtvaardigd is. Op geen enkele manier kan worden achterhaald op welke 'zakelijke' uitgaven de facturen betrekking hebben. De goederen en diensten die op de facturen worden aangetroffen, lijken meer voor privé doeleinden te zijn gebruikt.
Daarop wordt het onderzoek uitgebreid naar de gehele projectadministratie en blijken er nog meer bijzondere facturen te zijn. Zo worden er diensten ingekocht bij een bedrijf waarvan één van de medewerkers aandeelhouder is. Ook wordt er personeel ingehuurd bij een familielid van een medewerker.
De betrokken medewerkers worden geconfronteerd met deze bevindingen. Ze kunnen niet anders dan toegeven dat ze privé en zakelijk niet gescheiden hebben gehouden. Ze bekennen dat ze privé-aankopen hebben laten betalen door hun werkgever. Een rechtvaardigheidsgrond werd gevonden in het feit dat ze te veel overuren moesten maken en dus in bepaalde mate recht dachten te hebben op wat extra's.
Lessons learned
De organisatie krijgt gedurende het onderzoek al signalen van het onderzoeksbureau dat de controlemechanismen en informatievoorziening binnen de organisatie en de deelnemingen te wensen overlaten. Hierop besluit de organisatie met een Integriteit Risico Scan een nulmeting te laten doen van de aanwezige integriteitrisico's. Tevens wordt een Integriteit Beleving Onderzoek uitgevoerd.
Er blijkt binnen de organisatie veel mis als het gaat om controlemechanismen, vier-ogen-principe en functiescheiding. Ook de cultuur blijkt voor verbetering vatbaar, zoals voorbeeldgedrag, elkaar aanspreken op gedrag, en openheid en vertrouwen in de organisatie als het gaat om vermoedens en/of signalen van niet-integer handelen.
Om de kans op herhaling te voorkomen wordt besloten de aanbevelingen over te nemen en uit te voeren.
Marcel Boekhorst, algemeen directeur Signum Interfocus