Het gebruik van e-mail en internet in organisaties is de afgelopen jaren flink toegenomen. Meer en meer werknemers hebben via een computer op hun werkplek toegang tot het Word Wide Web. Tegelijkertijd is de vrees toegenomen voor oneigenlijk en risicovol gebruik van deze middelen. Werkgevers willen dit graag controleren, terwijl werknemers dit al snel beschouwen als een inbreuk op hun persoonlijke levenssfeer.
Op basis van het arbeidsrecht en het privacyrecht zijn vuistregels geformuleerd voor het gebruik en controle van e-mail en internet op de werkplek.
Algemene vuistregels
- Behandel zaken online op dezelfde manier als off line.
- Stel heldere regels op met de instemming van de ondernemingsraad.
- Publiceer de regels op een voor de werknemer toegankelijke wijze.
- Stel vast in hoeverre privé-gebruik van de faciliteiten is toegestaan.
- Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk.
- Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken.
- Houdt rekening met de back-ups van het systeem.
- Garandeer de integriteit van de systeembeheerder.
- Bespreek geconstateerd gedrag zo spoedig mogelijk met betrokkene.
- Biedt inzage in de gegevens.
- Evalueer de regels periodiek.
Vuistregels voor e-mail en internet
- Probeer zakelijke en privé-mail te scheiden en ontzie privé-mail zoveelmogelijk.
- Beperk de controle tot het vooraf geformuleerde doel. Voorzie in op de doeleinden toegesneden controlemechanismen.
- Voer de controles op naleving zo beperkt mogelijk uit (maatwerk).
- Beperk de logging tot de verkeersgegevens. Bewaar de loggegevens niet langer dan noodzakelijk is.
- Ontzie geprivilegieerde informatie van ondernemingsraadleden en bedrijfsartsen in elektronische berichten.
Bron: www.cbpweb.nl