Wat zijn de trends op het gebied van beveiliging? Net als in veel andere sectoren neemt ook in de beveiligingssector de rol van data steeds meer toe. Meten is weten en voor een optimale beveiliging is transparantie cruciaal.
Security gaat uiteraard veel verder dan beveiligers die een oogje in het zeil houden en af en toe een rondje lopen. Goede beveiliging vergt een combinatie van deskundige medewerkers die precies weten wat ze doen, vlekkeloze systemen en processen.
Een belangrijk instrument daarbij is een persoonlijke beveiligingsdashboard waarop alle acties en incidenten op een overzichtelijke en toegankelijke manier worden bijgehouden. Zo blijf je altijd, met één blik op het scherm, in control.
Meten is weten
Een voorbeeld van zo’n dashboard is WorkState dat wordt ontwikkeld door en een centrale rol speelt bij Workrate, erkend specialist in het beveiligen van datacenters, havens en logistieke bedrijven. WorkState biedt een nauwgezet overzicht van alle activiteiten, bevoegdheden en bijzonderheden. “Meten is weten”, zegt Frank ten Berge, manager van de afdeling software development van Workrate. “Dankzij WorkState kunnen we onze klanten een optimale beveiliging bieden.”
Compliant werken
Met een beveiligingsdashboard kun je transparant en aantoonbaar compliant werken aan de voorschriften van de klant door middel van duidelijke vastgelegde werkprocessen”, aldus Ten Berge. “Alles wat tijdens een shift gebeurt, wordt vastgelegd. Is iets wel of niet gedaan? Is het op de juiste manier gedaan door de juiste mensen? Alles is inzichtelijk gemaakt voor zowel klant als beveiligers. Er zijn geen grijze gebieden meer. Dit in combinatie met de professionaliteit van de fysieke beveiliger zorgt ervoor dat een locatie 24/7 optimaal beveiligd is.”
Incidenten
Een belangrijke functie van WorkState is het aanmaken van taken om incidenten vast te leggen, ook wel tickets genoemd. Zo’n ticket wordt bijvoorbeeld aangemaakt om een ronde te lopen. De beveiliger kan een ‘incident’ vastleggen in de desbetreffende ticket als hij of zij tijdens die ronde iets opvallends signaleert of als er iets gebeurt. Het systeem biedt ook de mogelijkheid om bezoekers te registreren, zodat altijd duidelijk is wie er waar precies aanwezig is. “Alle werkzaamheden (hoe klein ook) worden vastgelegd in losse werkinstructies. Deze beheren we in onze Docs-module”, zegt Ten Berge. “Elke werkinstructie heeft een eigen versienummer en er wordt exact bijgehouden wie, wanneer en welke wijziging in de werkinstructie accordeert. Zo hebben beveiligers altijd beschikking over de meest up-to-date werkinstructies die door de juiste personen zijn aangevraagd.”
Steeds meer processen komen bij de beveiliging te liggen
Meer processen bij beveiliging
Naast de beveiligingsdashboards ziet Ten Berge nog een duidelijke trend voor 2020: steeds meer processen komen bij de beveiliging te liggen. “De afgelopen jaren hebben we op basis van de wensen van de gebruikers meerdere modules ontwikkeld. Altijd met de gedachte om processen inzichtelijk te maken, te versnellen en fail-proof te maken. Uiteraard gefocust op de stromen van goederen, mensen en informatie die langs de beveiliging komt. Zo kunnen steeds meer processen bij de beveiliging komen te liggen. Je kan denken aan:
- Pakkettenmodule: inboeken, ontvangen en uitgeven van pakketten.
- Toegangsmanagement: het beheer van klanten, personen en autorisaties op jouw locatie en laat personen digitaal tekenen op een tablet
- Middelenbeheer: uitgifte en ontvangst van bedrijfsmiddelen en informatie. Van sleutels tot AV-equipment tot rackcodes
- Werkvergunningenmodule: het beheren van contrators, certificeringen en het accorderen van werkzaamheden. Meestal met een toegangsaanvraag als gevolg.
- Checklists: alle informatie, taken en logging bij je tijdens een ronde of een specifieke taak
- Custom workflows: maak je eigen process-, middelen- en accorderingsstappen.
Systemen koppelen
In de logistieke- en havensector wordt hard gewerkt aan automatiseren, onder meer met toegangssystemen voor vrachtwagens en dergelijke, zegt Ten Berge. “Specifieke software die gebruikt wordt in onze sectoren kunnen ook aan de WorkState worden gekoppeld. Een van onze klanten werkt naast WorkState ook met een pakket van Oracle. Deze systemen werken probleemloos met elkaar. WorkState is ervoor gemaakt om verschillende systemen aan elkaar te koppelen en tot één geheel te maken. WorkState is een zogenaamde middleware oplossing die ervoor zorgt dat je op 1 plek in control bent over al je beveiligingsprocessen en dit transparant wordt.”
Transparant
Het beveiligingsdashboard biedt niet alleen inzichten aan de klant, maar ook aan Workrate zelf. De accountmanager en het ‘dedicated team’ vanuit Workrate doen daar hun voordeel mee. “Zij kunnen zien welke incidenten er zijn geweest en waarmee rekening moet worden gehouden wanneer een shift wordt overgedragen. Dit wordt immers allemaal gedetailleerd vastgelegd en inzichtelijk gemaakt voor elkaar. De accountmanager heeft daarnaast toegang tot de planning software om werkroosters op te stellen met het team.”
Real time op de hoogte
Voor Workrate is transparantie cruciaal. “Naast een optimale beveiliging biedt dat de klant ook rust en zekerheid. Doordat eigenlijk alles wat er gebeurt in het systeem wordt vastgelegd, kan er dus ook op elk moment gecontroleerd worden of het goed is gegaan. Voor een leidinggevende maakt dat de werkzaamheden transparant. Nooit kan er twijfel ontstaan of iets wel of niet is gedaan, want dat is vastgelegd in het systeem. Gegevens die eenmaal zijn ingevoerd, kunnen niet meer verwijderd worden.”
Door middel van notificaties kunnen klanten, opdrachtgevers en locatiemanagers desgewenst real time op de hoogte blijven over allerlei activiteiten en bijzonderheden. “Deze notificaties zijn geheel instelbaar, want je wilt niet midden in de nacht een bericht krijgen dat bijvoorbeeld een prullenbak niet is geleegd”, zegt Ten Berge. “Maar bij brand is het natuurlijk wel belangrijk om die informatie real time binnen te krijgen.”
Fouten elimineren
Bij moderne beveiliging draait volgens Ten Berge alles om het centrale concept Human Systems: een slimme combinatie van mensen, systemen en processen. “Het systeem dat wij ontwikkelen ondersteunt de andere pijlers van Human Systems, namelijk mens en processen. De (werk)processen moeten gewaarborgd worden. Deze processen worden in het systeem gezet, zodat de beveiliger precies weet wat hij of zij moet doen en op welke juiste manier. Dit maakt het ook controleerbaar. Indien het proces op de juiste manier is ingevoerd, elimineert dat mogelijke fouten die een mens kan maken.”
Dit artikel is gesponsord door Workrate.