In het artikel ‘Safety en security, of is het versus?’ deed Ed Posthumus al eens een poging te achterhalen of safety en security tegenover of naast elkaar staan. Volgens hem is samenwerking tussen beide disciplines vandaag de dag nog steeds eerder uitzondering dan regel. In de praktijk is veelal sprake van twee eilanden: safety en security.
Waardoor verloopt de samenwerking tussen safety en security in de praktijk zo moeizaam? Dit komt voor een deel mede door de positionering van beide disciplines: de één – safety – is een lijnorganisatie, de ander – security – een staforganisatie. Daardoor ligt de verantwoording niet op het juiste niveau. Dat is een gemiste kans, juist in deze tijd van meer en meer thuiswerken waarin wij het de criminelen wat gemakkelijker hebben gemaakt. Niet dat bedrijven bewust de deur hebben opengezet, maar criminelen hebben momenteel wel meer kansen om eenvoudiger iets te doen binnen een bedrijf. Zowel op het fysieke als op het digitale vlak. In dit artikel kijken we naar het fysieke deel en waarom safety en security elkaar hierbij zouden kunnen helpen of ondersteunen.
Security is de waarborg en safety is de constante factor om te kunnen functioneren
Covid-19
Misschien is het niet het meest voor de hand liggende voorbeeld, maar Covid-19 geeft de criminaliteit een andere kans om iets te doen. Van veel bedrijven en organisaties werkt inmiddels zo’n 60 tot 80 procent van de medewerkers thuis, waardoor de reguliere bezetting van de kantoren ver beneden het aanvaardbare ligt. Belangrijk nadeel dat voortvloeit uit deze overheidsrichtlijnen is dat door de lagere bezetting van een kantoor het niet snel zal opvallen als er bijvoorbeeld een bezorger – al dan niet in een ‘geleend’ uniform – een pakketje of aangetekend stuk komt aanbieden. Deze bezorger vraagt naar een bepaald persoon en de medewerker die de balie waarneemt, is zich er niet van bewust dat dit een vooropgezette actie is om het pand te verkennen. Uiteraard zal de geadresseerde daar niet werken en vertrekt de bezorger naar het pand van de buren; hij had zich klaarblijkelijk vergist in de nummering. In het daaropvolgende weekend wordt er ingebroken in het bedrijf.
Safety vaker op te werkvloer te vinden
Wat heeft dit Covid-19 voorbeeld nu te maken met de samenwerking tussen safety en security? Veel, maar dat moet wel duidelijk worden gemaakt.
Safety is relatief vaak ondergebracht bij de facilitaire dienst van een bedrijf en heeft onder andere de technische installaties in beheer waardoor zij regelmatig op alle afdelingen komt. Daardoor heeft safety goed zicht op de tekortkomingen van en defecten aan het pand.
Security vaker buiten werktijden actief
Security is een autonome stafafdeling en is wat minder frequent op de werkvloer te vinden, maar zal aan het begin en einde van de dag het pand (laten) openen en sluiten. Als er iets defect is aan bijvoorbeeld een toegangsdeur of de verlichting en dit is niet binnen een dag gerepareerd, dan zou security dit aan de collega’s van de facilitair dienst moeten melden. En security kan op zijn beurt mitigerende maatregelen inzetten of zorgen voor frequenter toezicht buiten kantoortijd. Hoewel nog niet echt een voorbeeld van samenwerken, is het wel een voorzichtig begin.
Voorbeeld van samenwerking tussen safety en security
In een fabriek valt het de schoonmaakdienst op dat er relatief veel afval is, wat niet kapot of vuil is. Dit komt ter sprake tijdens een koffie-moment en de safety-medewerker stipt dit aan bij zijn collega van de unit beveiliging. Daar is het opgevallen dat er met enige regelmaat meerdere meldingen zijn geweest van geparkeerde voertuigen die niet van het bedrijf zijn. Door samen te werken is er een vooropgezette handel in onderdelen die als defect of onbruikbaar afgedaan waren ontdekt. Zo werd verdere schade aan het bedrijf voorkomen. De daders (in- en extern) zijn naderhand door de politie aangehouden.
Dit is een mooi praktijkvoorbeeld, waarbij de samenwerking tussen safety en security tot een goed resultaat heeft geleid.
>> Meer praktijkcases uit de rubriek Recherche
Training is geen waarborg toto samenwerking
Er zal linksom of rechtsom een modus gevonden moeten worden om beide disciplines echt te laten samenwerken. Natuurlijk zijn daar trainingen voor, maar die zijn vaak een papieren tijger. Een training op zich geeft namelijk geen waarborg tot samenwerking.
Laat safety en security op vrijwillige basis eens een aantal weken met elkaar optrekken
Wat wel zou kunnen helpen, is om safety en security op vrijwillige basis eens een aantal weken met elkaar op te laten trekken binnen het bedrijf, overleggen te integreren, en elkaar op waarde te beoordelen. Dit laatste zou eventueel onder begeleiding van een interim-coach kunnen gebeuren.
‘Overall awareness’ van safety en security zou een begrip moeten worden binnen elk bedrijf en minimaal op de directie-agenda moeten staan. Het zal nog wel even duren voordat het daarop een top-3 item is, maar het gaat om de eerste aanzet om van elkaar te leren. Echt samenwerken volgt dan (bijna) vanzelf.
Pand en huismeester
Om dit onderwerp (voorlopig) af te sluiten, doe ik nogmaals een poging de vraag te beantwoorden waarom safety en security echt zouden moeten samenwerken? Beschouw security als het pand waarin je kunt schuilen tegen het slechte en koude weer, en zie safety als de huismeester die zorgt voor de verwarming. De één kan niet zonder de ander om een comfortabele leef- en werkomgeving te realiseren. Security is de waarborg en safety is de constante factor om te kunnen functioneren. Als er zaken wijzigen en deze worden overlegd met elkaar, dan blijft het pand veilig en comfortabel.
Ed Posthumus, PSC Advies