Een grote elektronica zaak heeft te maken met kasverschillen. Het lijkt er in eerste instantie op dat de medewerkers die het geld tellen zich vergissen of dat het proces niet helemaal klopt. Maar dan blijkt dat er een hele andere verklaring is voor de kasverschillen.
Een goedlopende winkel in high-end elektronica apparatuur komt er achter dat men geld mist uit de kassa’s. Het zijn geen grote bedragen, maar toch kloppen de tellingen telkens niet. Allereerst wordt er gekeken naar het proces van het opmaken van de kassa’s. Omdat er gedurende de dag geld wordt afgestort naar de kluis – en dit niet altijd goed wordt geregistreerd – is het beperkt mogelijk om te kijken waar het verschil nu precies in zit. Nadat de verdwenen sommen geld steeds groter worden, wordt een recherchebureau in de arm genomen om te kijken of er niet toch een andere oorzaak is voor de kasverschillen.
>> Lees ook Marcel Boekhorst: Interne gedragscode
>> Lees ook Marcel Boekhorst: Integriteitskwestie
Kasverschillen
Op voordracht van het recherchebureau wordt het telproces opnieuw ingericht. Alles wordt nauwkeurig vastgelegd en de kassa wordt kort cyclisch geteld. Tevens worden de afschakelmomenten van het alarmsysteem onderzocht. Hieruit bleek dat een medewerker soms een uur ‘te vroeg’ al in de winkel is. Omdat er met betrekking tot deze medewerker wat vermoedens van financiële zorgen zijn – partner baan kwijt, dubbele woonlasten na verhuizing – gaat de verdenking in eerste instantie naar deze medewerker uit. Besloten wordt om heimelijk camera’s te plaatsen in de winkel. Enige dagen later bleek dat er wederom een kasverschil van honderdtwintig euro was ontstaan. Bij het bekijken van de beelden bleek dat de bewuste medewerker ruim voor openingstijd de winkel binnen komt en direct naar de kassa loopt. Daar pakt hij een aantal bankbiljetten uit de kassa en steekt deze in zijn broekzak.
Financiële zorgen
De medewerker wordt uitgenodigd voor een gesprek en bekent. Hij heeft gedurende de afgelopen jaren vele malen kleine geldbedragen weggenomen uit de kassa, met een totale waarde van ongeveer 45.000,- euro. De financiële zorgen – waar al wat signalen van waren – bleken te kloppen.
Signalen herkennen
Binnen de elektronicazaak werden naar aanleiding van deze affaire de leidinggevenden getraind om signalen van financiële problemen bij medewerkers vroegtijdig te herkennen, zodat daarop passende afspraken en eventuele maatregelen genomen kunnen worden.
Dit artikel schreef Marcel Boekhorst en verscheen in Security Management 12/ 2015. Boekhorst is algemeen directeur bij Signum Interfocus.