De veranderende realiteit in Groningen vormde de aanleiding om de safety- en securitytaken in de provinciale organisatie op een nieuwe leest te schoeien. Jack Lenards, Hoofd veiligheid & beveiliging van de Provincie Groningen, vertelt tijdens een ‘rondje provinciehuis’ over de uitdagingen voor de interne noodorganisatie in een veelzijdig ambtelijk bedrijf.
Rob Jastrzebski
In Groningen gebeurt het! Had de noordelijkste regio van Nederland in het verleden in de rest van het land misschien een wat ‘saai imago’, dat is anno 2019 wel anders. Als gevolg van de aardbevingen en de politieke discussie over het terugdringen van de gaswinning, staat de provincie al jaren in het middelpunt van de publieke en politieke belangstelling. Dat merken ze ook in het Groningse provinciehuis.
Inhoudsopgave:
– Missie: een nieuwe structuur voor het beveiligingsbeleid
– Toenemende behoefte aan beveiligde werkomgeving
– Formeel waar het moet, informeel waar het kan
– Total safety concept
– Iedereen heeft recht op een veilige werkplek
– Ook aandacht voor specialistische organisatieonderdelen
– Upgrade bhv-organisatie
– Complexiteit van het provinciehuis extra uitdaging voor organisatie bhv
– In geval van nood geen beeld van aantal mensen in het pand
– Samenhang veiligheid en beveiliging
– Burenhulp bij ontruimingen
– Zorg voor kwetsbare medewerkers
– Samenredzaamheid en naastenhulp
Missie: een nieuwe structuur voor het beveiligingsbeleid
Jack Lenards verzorgt al jaren crisismanagementtrainingen voor de Provincie Groningen en in 2017 werd hij gevraagd voor de functie van Hoofd veiligheid & beveiliging. Zijn missie: een nieuwe structuur neerzetten voor het securitybeleid en de interne noodorganisatie, waaronder ook de bhv-organisatie met 109 bedrijfshulpverleners valt.
Jack Lenards: “Het provinciehuis is een complex gebouw en kent een mix van functies.”
Toenemende behoefte aan beveiligde werkomgeving
“De safety- en securityorganisatie had een stevige ‘boost’ nodig”, stelt Lenards. “Het bedrijfsnoodplan moest worden geactualiseerd en opleiding & training van de bhv-medewerkers vroegen aandacht. Ook op beveiligingsgebied lagen er aandachtspunten. Het provinciaal bestuur, de Commissaris van de Koning voorop, hecht sterk aan een open en gastvrije uitstraling richting bezoekers. Van oudsher waren er daarom in ‘het huis van de provincie’ bijvoorbeeld geen toegangspoortjes en konden bezoekers in grote delen van het gebouw vrij rondlopen. Maar de maatschappij verandert; alle bestuurslagen in Nederland hebben te maken met toenemende beveiligingsrisico’s en verruwing van de omgang tussen burgers en overheidspersoneel. Uit een beveiligingsscan bleek dat ook binnen het Groningse provinciehuis de behoefte aan een beveiligde werkomgeving groeide. De maatschappelijke onrust in Groningen over de gaswinning, de aardbevingen en de windmolens speelt daarbij mede een rol.”
Formeel waar het moet, informeel waar het kan
Gastvrij beveiligen werd de opgave voor de organisatie. Lenards schetst het beeld van beveiligers die optreden als ‘hosts’, die bezoekers gastvrij ontvangen en begeleiden naar de plaats van bestemming. Toegangspoortjes bleken uiteindelijk onvermijdelijk, maar het provinciehuis mocht geen vesting worden. “Dat hebben we opgelost door een zonering in het gebouw aan te brengen en de poortjes te plaatsen op de grens van de semi-publieke zone en de ambtelijke afdelingen. Zo hebben we een goede mix gevonden tussen gastvrijheid en veiligheid; formeel waar het moet, maar informeel waar het kan.”
Veiligheid en beveiliging hebben steeds meer raakvlakken met elkaar
Total safety concept
Veiligheid en beveiliging hebben steeds meer raakvlakken met elkaar, signaleert Lenards. Daarom is er bij de herstructurering van de interne noodorganisatie van de provincie oog voor de samenhang tussen die taakvelden. Beveiligers zijn ook opgeleid tot bedrijfshulpverlener en de receptie vervult de meldkamerfunctie voor zowel de beveiliging als de bhv-organisatie. Onder de noemer ‘total safety concept’ toont de provincie haar verantwoordelijkheid voor integrale safety & security van haar medewerkers, ongeacht de plaats waar zij werken. Want de ambtelijke organisatie is groter dan de circa 820 medewerkers in het provinciehuis in de Groninger binnenstad en omvat ook uiteenlopende uitvoeringslocaties in de regio. Zoals kantoren en werkplaatsen voor weg- en waterbeheer, zoutopslagplaatsen en werk- en inspectieschepen voor de nautische taken. In totaal telt de Provincie Groningen ongeveer 1200 medewerkers.
René Paas, Commissaris van de Koning in de provincie Groningen
“Het is een voorrecht om in het prachtige provinciehuis aan het Martinikerkhof te mogen werken. Iedere week ontvang ik hier veel gasten, variërend van inwoners tot ministers. Ook ontvang ik regelmatig buitenlandse gasten. Ik vind het heel belangrijk dat gasten zich welkom voelen en dat onze medewerkers veilig kunnen werken. Met het concept gastvrij beveiligen heeft de afdeling Facilitaire Zaken juist die mix van een veilige werkomgeving en een hartelijk ontvangst gerealiseerd.”
Iedereen heeft recht op een veilige werkplek
Lenards: “Goed werkgeverschap betekent dat alle medewerkers, ongeacht hun werkplek, recht hebben op optimale veiligheid. Op securitygebied betekent dit dat bestuurders en ambtenaren die in de provincie op werkbezoek gaan beveiliging meekrijgen, als uit een risicoanalyse blijkt dat dat gewenst is. En alle uitvoeringslocaties waar mensen van de provincie werken, hebben hun eigen bhv-organisatie, geënt op het risicoprofiel van die werkplek en de uit te voeren taken.
Ook aandacht voor specialistische organisatieonderdelen
Medewerkers van specialistische organisatieonderdelen, zoals de nautische beheersdienst, krijgen naast de basis bhv-training ook een functiegerichte veiligheidstraining op locatie, bijvoorbeeld voor het veilig werken aan boord van schepen en op en rond het water bij en op bruggen.”
Upgrade bhv-organisatie
Een risico-inventarisatie en -evaluatie in 2018 vormde het startpunt voor een upgrade van de noodorganisatie. De in- en externe crisisorganisatie werden in elkaar geschoven tot een compacter crisisteam, dat een nieuw actiecentrum kreeg in het provinciehuis. Het bedrijfsnoodplan werd geactualiseerd en aangepast aan de eisen van de tijd, opleiding & training van de bhv’ers werd opnieuw aanbesteed, de bhv-uitrusting werd vernieuwd en er werd een nieuw oefenplan opgesteld.
Complexiteit van het provinciehuis extra uitdaging voor bhv
Het organiseren van de bhv in het Groningse provinciehuis is een uitdaging, stelt Lenards vast. Het omvangrijke gebouwencomplex naast de Martinikerk in de binnenstad bestaat uit meerdere geschakelde bouwdelen. Het fraaie historische bestuursgebouw uit de 14e eeuw is in de periode 1992-1994 uitgebreid met een nieuw kantoorpand met vijf vleugels, die via glazen verbindingsbruggen met de oudbouw zijn verbonden. Het complex heeft een mix van functies: het provinciaal bestuur heeft er zijn zetel en geregeld vinden er vergaderingen van Provinciale Staten plaats in de Statenzaal, maar ook alle politieke fracties hebben hun eigen schema voor vergaderingen en andere activiteiten.
In geval van nood geen beeld van aantal mensen in het pand
Verder zijn er in het gebouw regelmatig publieksevenementen, zoals lezingen, concerten of kunsttentoonstellingen. “Omdat geen bezoekersregistratie plaatsvindt, is het voor ons lastig om in een noodsituatie vast te stellen hoeveel mensen zich in het gebouw bevinden. Dat is nog wel een aandachtspunt.”
Samenhang veiligheid en beveiliging
Ook het feit dat medewerkers dag en nacht, zeven dagen in de week, toegang hebben tot een aparte vleugel van het provinciehuis, noopte de bhv-organisatie tot nadenken. Bhv-capaciteit is niet 24 uur per dag gewaarborgd, maar in het kader van ‘total safety’ hebben ook mensen die op afwijkende tijdstippen werken recht op optimale veiligheid.
Locators voor ‘total safety’ op afwijkende werkuren.
Lenards: “Dat geldt bijvoorbeeld voor leden van de fracties, die vaak ’s avonds of ’s nachts en in de weekends werken aan rapporten of vergaderen. Om die mensen toch de vereiste veiligheid te bieden, werken we met zogenaamde ‘locators’, draagbare bakens met een noodknop. Die staan in verbinding met een particuliere alarmcentrale. De medewerkers komen met hun pasje via een met camera’s beveiligde ingang binnen en nemen dan zo’n locator mee naar hun werkplek. De meldkamer weet dan precies wie zich in het gebouw bevinden en ook wáár die mensen zijn. Via de noodknop kan de medewerker eventueel hulp inroepen, bijvoorbeeld als hij zich niet goed voelt. De meldkamer stuurt dan, naast een eigen surveillance-eenheid, indien nodig ook andere diensten, zoals de politie of een ambulance. Ook dit is een mooi voorbeeld van total safety en de samenhang tussen veiligheid en beveiliging.”
Burenhulp bij ontruimingen
Bij een ontruimingsalarm kan de noodorganisatie kleinschalige ontruimingen intern opvangen. Maar bij een grootschaliger ontruiming is de provincie aangewezen op het achter het complex gelegen Martinikerkhof, waar dan met mobiele bordjes een verzamelplaats wordt aangeduid. “Bij koud of slecht weer gaan de deuren van de kerk voor ons open; daar hebben we met de conciërge afspraken over in het kader van burenhulp”, verduidelijkt Lenards.
Zorg voor kwetsbare medewerkers
Speciale aandacht bij ontruiming is er voor de verminderd zelfredzame provinciemedewerkers. Zo is er voor mensen met een gehoorstoornis een speciale trilpieper ontwikkeld, zodat zij het ontruimingsalarm kunnen ‘voelen’ en is in kaart gebracht waar mensen met een mobiliteitsbeperking in het gebouw werkzaam zijn.
Op de ontruimingsstrip staat onder andere waar zich verminderd zelfredzamen op de afdeling bevinden.
Samenredzaamheid en naastenhulp
“Elke afdeling en elke etage heeft een aantal ontruimers. Die nemen bij een ontruimingsalarm vanaf hun post een strip mee waarop alle aandachtspunten voor hun te ontruimen gebouwsectie staan, ook of zich daar verminderd zelfredzame medewerkers bevinden. Voor iedereen met een mobiliteitsbeperking is op korte afstand een evac-chair beschikbaar. Aanvullend hebben al die mensen een eigen ‘buddy’, een collega die bij ontruimingsalarm de helpende hand toesteekt. Bij bhv- en ontruimingsoefeningen oefenen we die rol van de buddy’s regelmatig mee, zodat ook zij routine krijgen. Zo vullen wij in onze noodorganisatie ook het begrip ‘samenredzaamheid en naastenhulp’ in. Total safety op zijn best. In noodsituaties hebben onze getrainde interne hulpverleners de regie, maar als het erop aankomt speelt elke medewerker zijn eigen rol.”
Rob Jastrzebski is freelance journalist
Dit artikel is eerder gepubliceerd in Veiligheid nummer 76, een uitgave van het Nederlands Instituut Bedrijfshulpverlening (NIBHV), www.nibhv.nl
– Vluchtgedrag bij brand: wat doen we wel en niet?
– Safety en security, of is het versus?
– Een holistische benadering van beveiliging
Volg Security Management op LinkedIn
